Att leda ett utvecklingssamtal

Utvecklingssamtalet kan öka engagemanget, kreativiteten och delaktigheten hos dig och medarbetaren och bli ett strategiskt instrument för er i verksamhetens utveckling.

I utvecklingssamtalet diskuterar du och din medarbetare hur arbetssituation, utvecklingsmöjligheter och relationer upplevs. Målsättningen är att utveckla medarbetarens förutsättningar till att göra ett bättre arbete och skapa möjligheter till utveckling.

Låt behovet styra hur ofta du och dina medarbetare har utvecklingssamtal. Minimum bör vara en gång om året. Gör klart för medarbetarna att de själva kan ta initiativ till samtal om de känner behov av det.

När en verksamhet förändras kanske det finns behov av att ha samtal oftare än vanligt. Och en nyanställd medarbetare kan behöva tätare samtal än en erfaren medarbetare.

Förbered dig noga och se också till att medarbetaren har möjlighet att förbereda sig innan samtalet äger rum.

Innan samtalet

Att fundera på innan samtalet:

  • Gå igenom medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, skaffa dig en uppfattning om medarbetarens resultat under det gångna året.
  • Vad innebär verksamhetens mål för det kommande året för arbetsgruppen och medarbetaren?
  • Hur ser du på medarbetarens roll och möjligheter på längre sikt?
  • Vilka är medarbetarens utvecklingsbehov?
  • Hur är relationerna med omgivningen, med kollegor och med dig som chef?

Det är bra om din medarbetare fått möjlighet att själv fundera innan samtalet, nedan är några frågor som du kan ge medarbetaren i förberedande syfte.

  • Vilka är de huvudsakliga arbetsuppgifterna och vad fungerar bra respektive mindre bra?
  • Vill du ha förändringar när det gäller arbetsuppgifter eller arbetsmetoder?
  •  Stämmer dina kunskaper och erfarenheter överens med de krav som ställs?
  • Har du kompetens som inte används?
  • Hur vill du utvecklas på lite längre sikt?
  • Hur fungerar ditt samarbete med andra?
  • Vilken feedback vill du ge till din chef?

Samtalsområden

Det är viktigt att du inleder med att följa upp och stämma av de mål och överenskommelser som satts upp vid tidigare medarbetarsamtal. Prata om vad som hänt sen det senaste utvecklingssamtalet och om ambitionsnivån var lagom hög. Du kan ta upp olika områden att prata om under utvecklingssamtalet. Nedan har vi listat ett antal förslag på områden och frågeställningar.

Arbetssituation

  • Hur fungerar arbetssituationen?
  • Vad känns roligt och stimulerande?
  • Hur är arbetsbelastning och trivsel?
  • Prata om arbetsuppgifter och hur medarbetaren ser på sina förutsättningar i jobbet. Det är viktigt att balansen mellan den egna kompetensen och svårigheten i arbetsuppgifterna är bra.
  • Prata också om ansvar, befogenheter och information. Finns det rätt förutsättningar för att medarbetaren ska kunna utföra sitt jobb på bästa sätt?

Utvecklingsmöjligheter

  • Vilka utvecklingsmöjligheter finns för medarbetaren? Vad vill han/hon själv utveckla och vad har verksamheten för behov?
  • Prata om eventuella förbättringsmöjligheter som medarbetaren ser i det dagliga arbetet. Går det att göra saker bättre, enklare eller på ett annat sätt än idag? Den som är närmast uppgifterna är ofta den som bäst kan se möjligheter till förbättring. Diskutera också den långsiktiga utvecklingen.

Kompetens

  • Vilken kompetensutveckling ska ni prioritera?
  • Räcker nuvarande kompetens till för att klara framtida arbetsuppgifter?
  • Får medarbetaren fullt ut använda den kompetens hen har idag?
  • Tänk på att det också är kompetensutvecklande att delta i olika projekt, pröva nya arbetsuppgifter, eller kanske arbeta på en annan enhet. Kompetensutveckling behöver inte alltid innebära formell utbildning.

Relationer och samarbete

  • Hur fungerar samarbetet med kollegorna i den egna gruppen, med andra enheter, med patienter och anhöriga?
  • Vad förväntar ni er av varandra som chef och medarbetare? Hur kan ni utveckla ert samarbete? Hur fungerar era möten? Glöm inte att utvecklingssamtalet är ett gyllene tillfälle för dig som chef att få feedback från din medarbetare.

Sätt upp mål

Kom gärna överens om ett antal mål eller åtaganden för framtiden. Det kan vara mål relaterade till personlig utveckling eller kompetensutveckling, eller mål som har direkt koppling till verksamheten. Bestäm också hur och när ni ska följa upp och utvärdera de mål ni kommer överens om.

Dokumentera

Skriv gärna ner vad ni pratat om, vilka mål som satts upp och vilka planer som finns för kompetensutveckling etc. Låt medarbetaren läsa igenom det du skrivit och kontrollera att ni uppfattat saker och ting på samma sätt. Dokumentationen är dessutom ett värdefullt underlag vid kommande utvecklingssamtal.