Så hanterar Vårdförbundet dina personuppgifter

Vårdförbundet värnar din integritet och det är viktigt för oss att du som är registrerad hos oss är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi vill att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter säkert och korrekt. Här hittar du information om hur Vårdförbundet samlar in och hanterar dina personuppgifter, för vilket ändamål samt vilka rättigheter du som är registrerad hos Vårdförbundet har.

Innehåll:

Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Medlemmars personuppgifter

Personuppgifter för icke-medlemmar

Personuppgifter för leverantörer och samarbetspartners

Hur länge sparar vi uppgifter om dig som är registrerad hos oss?

Vilka kan vi komma att dela information om dig med?

Vilka rättigheter har du som registrerad?

 

 

Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

En personuppgift är all slags information som kan hänföras till dig som fysisk person. Exempel på detta är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagning eller din dators IP-adress. Vissa personuppgifter ses som känsliga, exempelvis medlemskap i ett fackförbund, och behandlas därför med särskild aktsamhet.

Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs. Exempel på detta är insamling, lagring, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

Upp

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Vårdförbundet med organisationsnummer 802001-5239 är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi har om dig och den behandling som beskrivs nedan. Vårdförbundets hantering av personuppgifter följer svensk dataskyddslagstiftning.

Har du frågor kring integritet och personuppgifter så är du välkommen att kontakta Vårdförbundet per e-post, post eller telefon.

Vårdförbundet Direkt: 0771-420 420
E-post: personuppgifter@vardforbundet.se
Postadress: Vårdförbundet, Box 3260, 103 65 Stockholm

Upp

Medlemmars personuppgifter

Vilken information samlar vi in om dig som är medlem?

Information som du lämnar till Vårdförbundet

För att Vårdförbundet ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot dig som medlem, behöver du lämna viss information om dig själv i samband med medlemsansökan eller under ditt medlemskap. Du kan när som helst uppdatera de uppgifter du har lämnat till Vårdförbundet.

Den information som det kan röra sig om är:

  • Person- och kontaktinformation, som personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress, utbildning, yrkeslegitimation, förtroendeuppdrag
  • Anställningsuppgifter, arbetsgivare, arbetsplats, befattning, lön, sysselsättningsgrad 
  • Betalningsinformation, faktureringsinformation och bankkontouppgifter för exempelvis e-faktura etc. 
  • Information du lämnar till oss, t.ex. hälsouppgifter, i samband med ärenden, medlemsaktiviteter, undersökningar eller när Vårdförbundet företräder dig som medlem

Information som vi behöver samla in om dig från andra källor

Vårdförbundet kan också komma att behöva samla in följande information om dig från andra källor:

  • Person- och kontaktinformation, som t.ex. adress från Skatteverket
  • Anställningsuppgifter, som t.ex. arbetsgivare, arbetsplats, befattning, lön, sysselsättningsgrad från arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation
  • Försäkringsuppgifter, som t.ex. uppgifter om medlemsförsäkringar från försäkringsbolag

När Vårdförbundet administrerar ärenden som till exempel tvist med arbetsgivare, kan information om händelseförlopp inhämtas från andra involverade parter. Denna information kan innehålla personuppgifter om dig.

Vårdförbundet kan också behöva hantera uppgifter om dig som har samlats in från andra medlemmar i samband med rekryteringskampanjer, nomineringar till förtroendeuppdrag, priser eller stipendier. I dessa fall informerar vi dig om det senast i samband med att vi samlar in uppgifterna.

Hur behandlar vi din information om du är medlem?

Nedan beskriver vi varför Vårdförbundet behandlar dina uppgifter och på vilka grunder behandlingen sker. För att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande gentemot dig som medlem behöver vi behandla dina personuppgifter enligt nedan.

I de fall vi behandlar känsliga personuppgifter om hälsa eller fackligt medlemskap, görs det för att behandlingen utförs inom vår egen verksamhet som fackförbund. Om vi behandlar uppgifter om brott så görs det enbart i enstaka fall för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Administration av medlemskap

Behandling av personuppgifter för att:  Laglig grund
Administrera ditt medlemskap och hålla dig informerad om Vårdförbundet. Avtal (medlemskap, utförande av åtgärd inför slutande av avtal)
Hjälpa dig att fullgöra ansökan om du inte har möjlighet att göra det via webben. Berättigat intresse. För att underlätta anslutning till Vårdförbundet för dig som visat intresse
Administrera utskick av rekryteringsbelöning om du rekryterar ny medlem i samband med en medlemsrekryteringskampanj. Berättigat intresse. För att uppmuntra och belöna rekrytering av nya medlemmar
Kommunicera relevant information om Vårdförbundet och professionerna till dig via e-post och post. Berättigat intresse. För att informera berörda om nyheter och Vårdförbundets verksamhet
Upprätta bokförings- och revisionsunderlag. Rättslig förpliktelse (bokföringsskyldighet)
Vid hot skydda anställda och förtroendevalda. Berättigat intresse. För att säkerställa säkerheten för den hotade
   

Ärenden och dina förmåner som medlem

Behandling av personuppgifter för att: Laglig grund
Uppfylla vårt uppdrag att stötta dig som medlem i de ärenden som du enligt stadgarna har rätt att få stöttning i, såsom tvist med arbetsgivare, arbetsskadeärende etc. Avtal (medlemskap)
Säkerställa att du som medlem omfattas av lönerevision i enlighet med aktuellt kollektivavtal. Avtal (medlemskap)
Teckna och administrera medlemsförsäkring. Behandlingen innefattar även utskick av instegserbjudanden till dig från försäkringsbolaget. Avtal (försäkringsavtal)
Skapa och administrera dina konton i våra appar och på vår hemsida. Avtal (medlemskap)
Administrera och utvärdera ansökningar och nomineringar till stipendium, priser och resebidrag. Innefattar hantering av extern jury. Berättigat intresse. För att tillhandahålla attraktiva stipendier och priser till dig som medlem
Publicera vinnare av priser och stipendier på hemsida. Samtycke

 Fackliga förhandlingar och utveckling av professionerna

Behandling av personuppgifter för att: Laglig grund
Ta fram medlems- och lönestatistik i syfte att tillvarata dina fackliga intressen och utvecklingen av professionerna. Vi kan komma att behandla dina uppgifter i detta syfte även efter avslutat medlemskap. Berättigat intresse. För att ta fram underlag för arbete med utveckling av professionerna
Teckna avtal med arbetsgivare, t.ex. för att ange att vissa individer undantas från specifika villkor. Även f.d. medlemmars uppgifter kan förekomma om de omfattas av aktuellt avtal. Avtal
Genomföra enkätundersökningar i syfte att inhämta uppfattningar om åtgärder, policyer, händelser, avtal, förhandlingar, etc. Berättigat intresse. För att få kännedom om opinion och åsikter för att utveckla verksamheten och professionerna
Tillhandahålla uppgifter till a-kassa i samband med stämma för att avgöra antal gemensamma medlemmar och därmed röstandel vid stämman. Berättigat intresse. För att tillvarata Vårdförbundets medlemmars intressen på a-kassans föreningsstämma
Administrera kontaktpersoner för medieutlåtande om vården och professionerna. Samtycke
Administrera konfliktåtgärder och utbetalningar vid konflikt med arbetsgivare. Avtal (medlemskap)
Säkerställa att arbetsgivare följer arbetstidslagen genom att granska övertidsjournaler. Avtal (kollektivavtal)

 Aktiviteter och medlemsbutik

Behandling av personuppgifter för att: Laglig grund
Administrera anmälan och deltagande vid aktivitet eller utbildning samt för att skapa konto för dig i vår Aktivitetsportal i syfte att underlätta anmälan till framtida aktiviteter. Avtal (medlemskap)
Överföra uppgifter till arrangör vid deltagande på aktiviteter som anordnas av extern part. Berättigat intresse. För att administrera kost och lokaler vid aktivitet 
Ta in beställning av produkt och leverera beställda varor. Avtal (köpet)

 Förtroendeuppdrag

Behandling av personuppgifter för att:  Laglig grund
Administrera förtroendeuppdrag, inklusive nomineringar, stödfunktioner och ersättningar till förtroendevalda. Avtal (förtroendeuppdrag)
Kommunikation för genomförande av biståndsprojekt. Avtal (medlemskap)
Tillhandahålla och administrera inpasseringskort och nycklar till Vårdförbundets lokaler Avtal (förtroendeuppdrag)
Skydda anställda och förtroendevalda vid hot eller trakasserier. Berättigat intresse. För att säkerställa din säkerhet om du utsätts för hot i ditt uppdrag


Automatiserat beslutsfattande

På Vårdförbundet förekommer automatiserat beslutsfattande vid två tillfällen:

  • Om du inte betalar din medlemsavgift på tre månader kommer du automatiskt att uteslutas ur Vårdförbundet. Vi påminner dig om att din betalning är försenad innan detta sker.
  • Som studentmedlem anger du vid inträde i Vårdförbundet när du förväntas ta examen. Vid det datumet du angivit ändras ditt medlemskap automatiskt till yrkesverksam medlem och du får en förhöjd avgift. Om du inte har tagit examen vid detta tillfälle är du välkommen att höra av dig till oss så ser vi till att du har rätt medlemsavgift.

 

Upp

Personuppgifter för icke-medlemmar

Vilken information kan vi komma att samla in om dig?

Vi kan komma att behandla uppgifter även för dig som inte är medlem i Vårdförbundet. Detta sker i samband med att du kontaktar oss eller att du berörs av ett ärende som vi handlägger. Vi behandlar även dina uppgifter om du anmäler dig till en aktivitet hos oss, beställer något i vår medlemsbutik eller prenumererar på vår tidning Vårdfokus eller något av våra nyhetsbrev.

Vi kan även komma att behandla uppgifter om dig i din yrkesroll som arbetsgivare, beslutsfattare, mediekontakt eller motpart där vi företräder medlem.

I de flesta fall är det du själv som lämnar uppgifter till oss:

  • Person- och kontaktinformation, personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress
  • Anställningsuppgifter, arbetsgivare, arbetsplats, befattning, lön 
  • Betalningsinformation 
  • Information i samband med ärenden, medlemsaktiviteter eller undersökningar

Det kan också förkomma att person- och kontaktinformation till icke-medlemmar lämnas av en medlem i samband med ett medlems- eller arbetsrättsligt ärende.

Vårdförbundet kan också komma att få löneuppgifter och arbetsplatsuppgifter om icke-medlemmar från arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer i samband med lönerevision. Uppgifter för personer som inte är medlemmar raderas direkt.

Hur kan vi komma att behandla din information?

Behandling av personuppgifter för att: Laglig grund
Hantera medlemsärenden i vilka du är en part eller ärenden som du kontaktar oss om. Berättigat intresse. För att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk eller för att följa upp om du själv är i kontakt med oss
Insamling och behandling löneuppgifter och arbetsplatsuppgifter om icke-medlemmar från arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer i samband med lönerevision. Berättigat intresse. För att avgöra potentiellt medlemskap i Vårdförbundet och säkerställa att medlemmar omfattas av lönerevision i enlighet med aktuellt kollektivavtal
Säkerställa att arbetsgivare följer arbetstidslagen genom att granska övertidsjournaler. Berättigat intresse. För att säkerställa att arbetsgivare agerar i enlighet med arbetstidslagen och kollektivavtal
Administration av prenumeration och leverans av vår tidning Vårdfokus och nyhetsbrev som du valt att prenumera på. Vårdfokus delas ut till både prenumeranter och beslutsfattare och opinionsbildare som antas ha ett intresse. Avtal (prenumeration). Berättigat intresse för övriga mottagare. För att opinionsbilda och påverka
Administrera presskontakter och beslutsfattare. Berättigat intresse. För att opinionsbilda och påverka.
Administrera anmälan och deltagande vid aktivitet eller utbildning samt för att skapa konto för dig i vår Aktivitetsportal i syfte att underlätta anmälan till framtida aktiviteter. Uppgifter kan komma att överföras till arrangör vid deltagande på aktiviteter som anordnas av extern part. Berättigat intresse. För att möjliggöra deltagande på aktiviteter
Utvärdera arbetssökande till Vårdförbundet. Förberedande åtgärder inför (anställnings)avtal.
Genomföra enkätundersökningar i syfte att inhämta uppfattningar om åtgärder, policyer, händelser, avtal, förhandlingar, etc. Berättigat intresse för att få kännedom om opinion och åsikter för att utveckla verksamheten och professionerna
Upprätta bokförings- och revisionsunderlag. Rättslig förpliktelse (bokföringsskyldighet)
Vid hot skydda anställda och förtroendevalda. Berättigat intresse. För att säkerställa säkerheten för den hotade


 Automatiserat beslutsfattande 

 

Upp

Personuppgifter för leverantörer och samarbetspartners

Vilken information kan vi komma att samla in om dig?

Vi behandlar ibland personuppgifter för personer som arbetar hos våra leverantörer och samarbetspartners. Detta är i form av kontaktuppgifter som är nödvändiga för att underhålla vår avtalsmässiga relation eller personuppgifter som förekommer i samband med fakturering. Informationen kan lämnas till oss av dig eller din arbetsgivare.

Hur kan vi komma att behandla din information?

Behandling av personuppgifter för att: Laglig grund
Kontakta leverantörer och hyresvärdar m.m. Avtal
Kontakta annonsörer i Vårdfokus. Avtal
Tillhandahålla inpasseringskort och nycklar till lokaler samt inloggning till e-post, system och servrar. Avtal eller berättigat intresse för att kunna administrera in- och utpassering
Upprätta bokförings-, beskattnings- och revisionsunderlag. Rättslig förpliktelse (bokföringsskyldighet)

 Upp

Hur länge sparar vi uppgifter om dig som är registrerad hos oss?

Om du väljer att lämna Vårdförbundet kommer uppgifter om dig att sparas i ett år för den händelse du skulle ångra dig och vilja återuppta ditt medlemskap. Har du haft ärenden hos Vårdförbundet kommer uppgifterna kring ditt ärende att sparas i 10 år. 

Personuppgifter om potentiella medlemmar (som inte rekryterats) rensas efter tre månader.

Om du kontaktar Vårdförbundet utan att vara medlem kan vi komma att spara ärendet upp till tre månader efter att du hört av dig. Du kan förekomma i ett ärende från medlem i syfte att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk. Denna typ av ärenden sparas i 10 år efter att medlemmen avslutat sitt medlemskap.

I samband med löneöversyn kan uppgifter förekomma även över icke-medlemmar i underlag från arbetsgivare. Dessa raderas direkt efter att matchning gjorts för att identifiera medlemskap.

Beställer du något från Vårdförbundets medlemsbutik kommer uppgifter om köpet att sparas i 36 månader efter avslutad beställning, då det är så länge reklamationsrätten gäller om din vara skulle vara defekt.

Deltar du i en aktivitet eller utbildning som arrangeras av Vårdförbundet sparas uppgifter om deltagandet under hela tiden för ditt medlemskap i utvärderingssyfte och för att dokumentera kompetensförsörjning. Om du inte är medlem och deltar i en aktivitet eller utbildning kommer dina uppgifter om deltagandet raderas förutom då de behöver sparas i bokföringssyfte.

Uppgifter som behandlas om leverantörer och samarbetspartners raderas så snart de inte är aktuella eller då leverantörs- eller partnerskapsrelationen upphört.

Vissa uppgifter kan komma att sparas längre på grund av lagstadgade lagringstider eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Detta kan till exempel bli aktuellt vid pensionsfrågor, arbetsskadeärenden eller för att försvara dina rättigheter i förhållande till din arbetsgivare etc. Vårdförbundet för statistik i syfte att utveckla professionerna och personuppgifter kan sparas längre i underlag för denna statistik även efter avslutat medlemskap. Vårdförbundet har också skyldighet enligt lag att spara underlag för bokföring, betalningar och transaktioner som omfattas av skattelagstiftningen.

Upp

Vilka kan vi komma att dela information om dig med?

Vårdförbundet har informationsutbyte med andra organisationer och med myndigheter i de fall det krävs för att fullfölja uppdraget så som det beskrivs i stadgar, lag och kollektivavtal. Vårdförbundet vidtar alla rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt.

  • A-kassa – vi delar medlemsuppgifter med a-kassan för att avgöra hur många platser Vårdförbundet ska ha i a-kassans stämma. Vårdförbundet representerar medlemmars intressen på a-kassans stämma. Vårdförbundet delar även medlemsuppgifter med a-kassan för att ta fram gemensam statistik. Om du har angett medlemskap i Vårdförbundet för att intyga din examen vid inträde i a-kassan kommer vi att bekräfta denna information. 
  • Försäkringsbolag – vi delar medlemsuppgifter med vissa försäkringsbolag för att de ska kunna tillhandahålla medlemsförsäkringar. 
  • Banker – vi delar uppgifter med banker i samband med betalningar, fakturering, medgivanden och administration av dessa. 
  • Arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer – vi kan komma att dela medlemsuppgifter med arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer inför lönerevision för att säkerställa att medlems rätt till lönerevision enligt kollektivavtal uppfylls. Vi kan även komma att dela medlemsuppgifter med arbetsgivare vid konflikt med arbetsgivaren. 
  • SCB – vi kan komma att dela medlemsuppgifter med Statistiska centralbyrån för att samla in anonymiserat statistiskt underlag som är relevant för Vårdförbundet i arbetet med att utveckla professionerna. 
  • Tryckeri, postombud och leverantörer av digitala kommunikationstjänster – vi delar uppgifter om mottagare av vår tidning Vårdfokus och våra nyhetsbrev för att säkerställa att relevant information från Vårdförbundet når dem. 
  • Leverantörer av IT-system och -tjänster – vi kan komma att dela uppgifter med leverantörer som tillhandahåller IT-stöd åt Vårdförbundet. Kopior av databaser där personuppgifter kan förekomma görs i syfte att säkra systemens motståndskraft samt förekommer i våra systems testmiljöer om det är absolut nödvändigt för att säkerställa korrekt funktion.
  • Leverantörer av tjänster och produkter till medlemmar och förtroendevalda – vi kan komma att dela information om medlemmar och förtroendevalda med leverantörer av tjänster och produkter för att du ska erhålla de förmåner och rabatter du har rätt till som medlem. Detta kan exempelvis vara erbjudanden i medlemsbutiken eller rabatter på tidningar.
  • Aktivtets- och konferensarragörer – vi kan komma att dela uppgifter om deltagare vid medlemsaktiviteter, utbildningar eller andra fackliga sammanhang. 
  • Myndigheter – vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Skatteverket och Försäkringskassan om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.
  • Molnlösningar som använder servrar utanför EU & EES – Vårdförbundet använder IT-tjänster som kan komma att lagra data utanför EU och EES och tillämpar då lämpliga skyddsåtgärder i form av EU:s standardiserade dataskyddsbestämmelser.

Upp

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Som registrerad hos Vårdförbundet har du enligt dataskyddsförordningen rätt till:

  • Att få en kopia på de personuppgifter vi har om dig (så kallat registerutdrag) och information om behandlingen.
  • Att begära rättelse av felaktiga uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att komplettera med uppgifter som du tycker saknas och som är relevanta med hänsyn tagen till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. 
  • Radering av uppgifter om dig, vilket kan vara i fall där: 
  1. uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  2. behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket
  3. behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
  4. du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
  5. personuppgifterna har behandlats olagligt
  • Begränsning av behandling, vilket innebär att uppgifterna i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I dessa fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under den tid uppgifternas korrekthet utreds.
  • Att göra invändningar mot viss behandling av dina uppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring eller efter en intresseavvägning.
  • Att inte bli föremål för beslut som endast grundas på automatiserat beslutsfattande om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
  • Dataportabilitet, vilket innebär att du i vissa fall har rätt att få ut dina personuppgifter i elektroniskt format och använda uppgifterna på annat håll. Detta gäller för uppgifter som du har tillhandahållit Vårdförbundet och som behandlas av oss med samtycke eller avtal som laglig grund.

Har du frågor kring integritet, personuppgifter eller dina rättigheter som registrerad är du välkommen att kontakta Vårdförbundet per e-post, post eller telefon.

Vårdförbundet Direkt: 0771-420 420
E-post: personuppgifter@vardforbundet.se
Postadress: Vårdförbundet, Box 3260, 103 65 Stockholm

Vårdförbundet har ett dataskyddsombud för att säkerställa att dataskyddslagstiftningen följs och att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt.

E-post: dataskyddsombud@vardforbundet.se
Postadress: Vårdförbundet, Att: Dataskyddsombud, Box 3260, 103 65 Stockholm

Om du upplever att dina rättigheter inte möts av Vårdförbundet har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen rörande Vårdförbundets behandling av dina personuppgifter.

Upp