FAQ för förtroendevald på arbetsplats

Här hittar du som är förtroendevald på arbetsplats svaren på vanliga praktiska frågor som dyker upp i ditt uppdrag.
  • Hur loggar jag in på Vårdförbundets webb och varför behöver jag vara inloggad?

    När du är inloggad får du tillgång till många av våra tjänster, bland annat möjligheten att anmäla dig till aktiviteter och se medlemmarna på din arbetsplats. Enklast loggar du in via Mobilt BankID men du behöver också ha ett webbkonto för att bland annat kunna skapa en e-postadress.

    Som inloggad kommer du åt Mina Tjänster genom att trycka på ditt namn i den orangea rutan uppe till höger på sidan.

    Läs mer om inloggning och webbkonto

  • Jag är ny förtroendevald, hur kommer jag igång?

    Verktygslådan Vi!


    Till din hjälp att komma igång och i ditt fortsatta uppdrag finns verktygslådan Vi!  Den finns för att hjälpa, stötta, inspirera och motivera dig och här finns enkla metoder och verktyg.

    Kunskap är nyckeln - anmäl dig till utbildning!

    Börja med att skaffa dig kunskap för att kunna utöva ditt uppdrag på bästa sätt. Vårdförbundet erbjuder dig den utbildning du behöver för att få koll på dina rättigheter och innehållet i ditt förtroendeuppdrag.

    Första steget är att anmäla dig till Facklig grundutbildning. Den börjar med en dag på den lokala avdelning som du tillhör och fortsätter sedan via webbutbildningar och en handbok till ytterligare tre utbildningsdagar som anordnas på flera orter över landet.

    Hitta alla ubildningsdatum, information och anmälan

  • GDPR, vad har det för praktisk betydelse för mig i mitt uppdrag? Vad ska jag tänka på?

    GDPR, Global Data Protection Regulation, är en lagstiftning inom EU som reglerar hantering av personuppgifter.

    Var försiktig med alla personuppgifter

    Att vara medlem i en fackförening anses vara en särskilt känslig personuppgift. Därför behöver du vara noga med att se till att inte medlemmars personuppgifter sprids och att information där det går att förstå att någon är medlem i ett fackförbund hanteras säkert. All information som går att koppla till en person är en personuppgift. Det kan t ex vara en e-postadress, eller kombinationen av ett förnamn och en arbetsplats.

    Detta kan påverka ditt arbetssätt t ex genom hur du hanterar e-post, listor och andra dokument där det finns information om medlemmar på din arbetsplats. Undvik att skriva om och publicera information om andra personer.

    Obligatorisk webbutbildning

    Som förtroendevald behöver du gå en webbutbildning för att säkerställa att du kan hantera personuppgifter på ett lagligt och säkert sätt så att medlemmarna kan känna sig trygga. Du hittar utbildningen i Kunskapsrummet.

    Läs mer om webbutbildningen om personuppgiftshantering.

  • Hur skapar jag en e-postadress att använda i mitt uppdrag?

    Av säkerhetsskäl rekommenderas att du använder en e-postadress från Vårdförbundet när du mailar i ditt förtroendeuppdrag.  Du bör inte använda en e-postadress i arbetsgivarens system.

    Så skapar du ett mailkonto på Vårdförbundet

  • Hur mejlar jag mina medlemmar på ett GDPR-säkert sätt?

    Du får mejla men gör det medvetet och med försiktighet. Att tänka på:

    • Använd en e-postadress från Vårdförbundet, inte den du har hos din arbetsgivare.
    • Lägg alla e-postadresser i Dold kopia-fältet när du skickar.
    • Bilagor med personuppgifter ska undvikas och krypteras om de måste skickas. 
  • Hur kan jag se vilka som är mina medlemmar?

    Du ser dina medlemmar när du är inloggad på webben och klickar på Medlemmar under Mina Tjänster. Du hamnar då i Vårdförbundets medlemssystem Komet.

    Information om hur du använder medlemssystemet Komet 

  • Min medlemslista stämmer inte. Det saknas personer eller det finns med personer som inte arbetar här längre.

    En anledning kan vara att medlemmarna inte uppdaterat sina uppgifter och står registrerade på fel arbetsplats. Om du har personen i din närhet, be denne uppdatera sina uppgifter själv. Du kan även  meddela Vårdförbundet att arbetsplatsen är fel genom att skapa ett ärende för den medlemmen, se hur du gör i instruktionen Komet för förtroendevalda, punkt 9.

    En annan orsak kan vara att du är förtroendevald för flera avdelningar som jobbar tätt ihop. Om inget annat anges när du anmäler ditt uppdrag till oss registreras uppdraget på den arbetsplats du har registrerad hos oss. Om du exempelvis roterar mellan olika avdelningar/mottagningar inom en klinik och är vald av medlemmarna på flera av dessa behöver du meddela Vårdförbundet så att vi kan registrera ditt uppdrag rätt.

    Kontakta Vårdförbundet Direkt på telefon 0771-420420 eller via webben.

  • Vi ska ha medlemsmöte, kan Vårdförbundet stå för fikakostnad?

    Fråga din lokala avdelning, det är varje styrelse som avgör detta.

    Hitta kontaktuppgifter till din lokala avdelning.

  • Hur informerar jag om Vårdförbundet på min arbetsplats? Finns det något material att använda?

  • Jag ska hålla ett medlemsmöte. Finns det några mallar för inbjudan och presentationer jag kan använda?

    Ja, för att Vårdförbundet alltid ska se lika snyggt, proffsigt och uppdaterat ut ska vi använda våra gemensamma mallar när vi skapar material där Vårdförbundet är avsändare.  Det finns flera olika mallar att använda för exempelvis  brevutskick, inbjudan eller presentationer. Det finns också en funktion i Medlemsbutiken för att ta fram egna affischer.  Se och hämta Vårdförbundets mallar. 

  • Jag vill göra ett inköp i mitt uppdrag, hur går jag tillväga?

    Om du vill göra ett inköp i ditt uppdrag som förtroendevald behöver du först kontakta din lokala avdelning för att förankra inköpet och säkerställa att det finns budgetutrymme. Inköp det kan handla om är t ex. fika till ett medlemsmöte eller någon profilprodukt till medlemmarna.

    Hur betalar jag vid inköp?

    När inköp behöver göras finns olika sätt att lösa betalningen.

    • Faktura är ett säkert och praktiskt sätt att göra inköp och kan användas för inköp över 500 kr enligt Vårdförbundets inköpspolicy. Det kan vara bra att höra med butiken eller leverantören innan så  att ni är överens om att betalning kan ske via faktura.
    • Inköpskort. En del förtroendevalda har tillgång till ett inköpskort från First Card som kan användas för mindre inköp. 
    • Eget utlägg. Saknar du inköpskort från Vårdförbundet och fakturaköp inte är möjligt kan du göra ett eget utlägg och redovisa detta i Flex för att få tillbaka dina pengar. 

    Vad gör jag med kvittot?

    När du gjort inköp med eget utlägg

    Har du själv lagt ut pengar så redovisar du ditt utlägg i FLEX för att få tillbaka pengarna. Kvittot fotas och bifogas i FLEX.

    När du gjort inköp med inköpskort eller faktura

    Kvitton och andra underlag, exempelvis närvarolista när det krävs, skickar du digitalt via Flexappen.

    OBS! Du ska inte registrera det du köpt som ett utlägg i FLEX när du handlat med inköpskort eller faktura utan endast skicka in foto på kvittot/underlaget.

    1. Märk kvittot med ”Faktureras”.
    2. Logga in i Flexappen i din mobil, ta ett foto av kvitto och andra underlag t ex deltagarlista i det fall det krävs.
    3. Följande information behövs:
      • Vad inköpet gäller, exempelvis ”Förtäring till medlemsmöte 2020-04-03”.
      • Foto av närvarolista, i de fall det bjudits på lunch eller annan förtäring.
      • Finns aktiviteten inlagd i Aktivitetsportalen? Skriv det i så fall på/vid kvittot, i så fall behöver närvarolista inte skickas in utan uppgifterna om närvaro hämtas från Aktivitetsportalen.

    Oavsett betalningsmetod behöver du enligt Bokföringslagen själv ansvara för att spara kvitton i 7 år, så det kan vara bra att bestämma en plats där alla papperskvitton sparas. 

    Om du har frågor eller stöter på problem kan du få hjälp, skicka din fråga till: kvitto@vardforbundet.se

    Länkar med mer information och lathundar

  • Var hittar jag utbildningar och hur anmäler jag mig?

    Våra utbildningar återfinns i första hand på webben under Aktiviteter & Utbildningar. Det är också där du anmäler dig. 

    I Kunskapsrummet hittar du utbildningar som är webbaserade, dessa kräver ingen anmälan. För samtliga utbildningar krävs att du är inloggad med webbkonto eller Bank-ID på webben för att kunna anmäla dig. 

  • Jag har sällan tillgång till dator, kan jag på något lätt sätt nå Vårdförbundets tjänster via mobilen?

    Ja, Vårdförbundet har en app. Den innehåller bland annat lönestatistik, kontaktuppgifter, och medlemsuppgifter. Du kan även anmäla dig till våra utbildningar via appen.

    Läs om Vårdförbundets app.

  • Jag ska på utbildning, hur ska jag resa och vem betalar resan?

    För utbildningar som du går i ditt uppdrag som förtroendevald står Vårdförbundet för merkostnader som uppstår för att du ska kunna ta dig till och från utbildningen. Enligt Vårdförbundets reseriktlinjer ska kollektivtrafik användas i de fall där möjligt och rimligt. Bokning av tågresor och hotell sker via vår samarbetspartner, Tranås Resebyrå.

    Eventuella utlägg registrerar du själv i reseräkningssystemet Flex. Kvitton för utlägg skannas/fotas och läggs i Flex, orginialkvittot sparar du själv i 7 år enligt Bokföringslagen.

    Här finns information om vilka riktlinjer som gäller för resor, bokning och betalning samt för hur du registrerar reseräkning.

  • Har jag rätt att vara ledig för att gå på facklig utbildning?

    Ja, du har rätt att vara ledig med bibehållen lön för fackliga utbildningar i ditt uppdrag. Ansök om ledigt i god tid hos arbetsgivaren. Läs om dina rättigheter som förtroendevald.

  • Min chef säger att hen inte har fått information om att jag är förtroendevald, och vill inte ge mig ledigt för facklig utbildning. Vem vänder jag mig till för att få hjälp?

    Kontakta Vårdförbundet Direkt tel 0771-420420 eller via webben så hjälper de dig att komma i kontakt med rätt person.

  • Jag har anmält mig till en utbildning men har fått förhinder/blivit sjuk. Hur gör jag för att avanmäla mig?

    Fram till sista dag för avanmälan kan du själv avboka dig från aktiviteten. 

    1. Logga in på Vårdförbundets webbplats.
    2. Välj ikonen Aktiviteter och utbildningar under Mina Tjänster.
    3. Leta reda på den aktivitet du är anmäld till och avanmäl dig.

    Om sista dag för avanmälan passerats kan du ringa Vårdförbundet Direkt, 0771-420 420, och meddela att du fått förhinder.

  • Kan jag få ett intyg på vilka fackliga utbildningar jag har gått?

    Ja, du kan själv ordna ett intyg.

    1. Logga in på Vårdförbundets webbplats och välj ikonen  Aktiviteter och utbildningar under Mina Tjänster.
    2. När du kommit in bland dina aktiviteter, klicka på ditt namn uppe till höger och gå till Min sida. 
    3. Välj fliken Genomförda aktiviteter.
    4. Bocka för de aktiviteter du vill samla till ett intyg, klicka sedan på Skapa intyg för valda. Du får en pdf-fil som du kan spara eller skriva ut.
  • Kan man vara flera förtroendevalda på samma arbetsplats?

    Ja det går bra! Det finns ingen egentlig begränsning på hur många förtroendevalda ni kan vara på er arbetsplats. Att vara flera kan vara en fördel, då kan ni hjälpas åt att lastfördela och stötta varandra i uppdraget.

  • Jag har bytt jobb, kan jag fortsätta som förtroendevald på det nya stället?

    Ja, men medlemmarna på din nya arbetsplats behöver välja dig till förtroendevald. Du behöver skicka in en ny anmälan om ditt uppdrag ifall du blir vald på din nya arbetsplats.

    Meddela oss alltid när du byter arbetsplats så vi får in aktuella uppgifter och kan avsluta uppdraget på din föregående arbetsplats.

    Du kan själv ändra dina uppgifter när du är inloggad på webbplatsen.

  • Jag har tappat bort min handbok ViljaVåga, kan jag få en ny?

    Ja, det går bra. Kontakta din lokala avdelning så hjälper de dig.

    Handboken går också att läsa digitalt på webben.

  • Jag vill sluta som förtroendevald, hur gör jag då?