Ny som chef? Så här lägger du grunden i ditt ledarskap

De första månaderna som chef har betydelse för hur fortsättningen blir i ditt uppdrag. Använd tiden till att lyssna, lära och ställa nybörjarfrågor. Det kan vara avgörande för att fånga medarbetarnas förtroende och skapa resultat.

Det är lätt att kastas in i verksamhetens krav på resultat och problemlösning som nyanställd chef. Men den första tiden i uppdraget är avgörande för att skapa en bra grund för ditt ledarskap. Här ger Vårdförbundets chefsspecialister sina råd.

Introduktionsplan viktigt

Det är viktigt att du som ny chef kommer överens med din arbetsgivare om att använda de första månaderna primärt till kunskapspåfyllnad genom en introduktionsplan. Dina medarbetare bör också informeras om hur din plan ser ut för att ta dig an ditt nya chefsuppdrag.

Få en tydlig bild över dina förutsättningar

Som chef har du ett särskilt uppdrag och arbetsgivaren har förväntningar på vilka mål du ska uppnå tillsammans med din grupp. I Vårdförbundets Chefsenkät från 2015, som besvarades av 1800 chefsmedlemmar, svarade hälften att de inte tycker de har rätt förutsättningar för att kunna utföra ett bra arbete. Bland skälen angavs att det var för mycket administrativa uppgifter, ständiga bemanningsproblem, bristande mandat från ledningen eller ett övermäktigt uppdrag som skäl till att förutsättningarna upplevdes som för dåliga. Vi vill därför uppmana dig till att se över dina förutsättningar från början så du tar chansen att påverka dessa i rätt riktning.

Dina resurser

Din budget är en del av dina resurser. Men du behöver också titta på dina resurser utifrån hur mycket kapacitet verksamheten har i arbetstimmar. Arbetar alla heltid? Finns det sjukskrivningar att ta hänsyn till?

Ju fler anställda du har i gruppen desto fler stödresurser behöver du ha. Det kan handla om hjälp med administration, ekonomi, lön, HR, schemaläggning, teamledning eller liknande.

Du kan också titta på hur strukturen ser ut för uppföljningsarbetet. Det är viktigt att du bokar upp regelbundna uppföljningsmöten med din närmsta chef för att kunna stämma av hur arbetet med målen går över tid.

Din tid

Fundera också över hur din tid ska fördelas. För att kunna leda vård så behöver du få tid för att vara nära i verksamheten för att tillsammans med dina medarbetare utveckla vården.

Ta inte på dig arbetspass i din profession utan använd ditt ledarskap till att få dina medarbetare att växa. Titta också närmare på hur mycket tid du kan lägga på att strategiskt utveckla verksamheten. Kanske finns det också andra strateger och ledare i gruppen som kan bidra till utvecklingen? Planera också för hur mycket tid du behöver lägga på samtal med medarbetare och kollegor.

Dina befogenheter

Det är viktigt att veta hur ditt mandat ser ut. Vilka frågor kan du besluta om och vilka behöver du ta vidare till andra enheter eller chefer? Försök också få en bild över vem du vänder dig till i de olika frågorna.

Ditt stöd

Särskilt i början är det också bra att få stöd i ledarrollen. Vissa arbetsgivare har upparbetade program för det. Se till att ha något slags bollplank den första tiden. Det är naturligt att känna osäkerhet, och det kan vara givande att prata med någon om din roll och situation och få höra hens tankar.

Skapa goda relationer

Med medarbetare

Dina medarbetare är nyckeln till ett framgångsrikt resultat i verksamheten. Börja därför direkt med att skapa goda relationer med dem. Enskilda samtal kan vara ett sätt. Att ha ett personcentrerat förhållningssätt och låta medarbetaren fritt berätta om sin roll och sig själv med några stödfrågor från dig kan göra att du får en god bild av personen.

Ta också reda på var dina medarbetare ligger i sin kompetensutveckling. Det är bra om du kan göra en plan för hur kompetensförsörjningen behöver ske för att verksamhetens behov ska täckas. Det är också viktigt att medarbetaren själv känner att hen utvecklas för att hålla motivationen och engagemanget på en bra nivå.

Med andra chefer och kollegor

Be om att få enskilda möten med dina kollegor och andra chefer. Försök då få en bild av hur de tycker verkssamheten fungerar och hur de nu utvecklar verksamheten framåt. Kanske hittar du någon som du kan tänka dig ha som mentor eller kontaktperson för att diskutera olika frågor med.

Plan för din kompetensutveckling

Sex av tio chefer svarade i Chefsenkäten att möjligheten till egen kompetensutveckling skulle kunna förbättras väsentligt. Därför kan det vara extra viktigt att fundera på vad du behöver lära dig för att att uppnå målet för ditt uppdrag och planera hur du ska få den kunskapen tillsammans med din arbetsgivare. Det kan exempelvis handla om ledarskapsutbildningar, processledningsmodeller eller kurser i organisation och ledarskap. Det kan också handla om personcentrerat ledarskap där Vårdförbundet erbjuder chefs- och ledarmedlemmar ett ledarprogram med personcentrerad inriktning som du kan söka till.

Du och din roll

Din syn på ditt uppdrag

Du har säkert en idé om hur du vill vara som chef. En egen vision. Utveckla gärna den och skriv ned vad som är viktigt för dig och när du anser att du gjort ett bra jobb. Vad vill du uppnå i din roll? På vilket sätt skulle du vilja utvecklas? Fundera också kring dina egna styrkor och hur du vill använda dem i din roll. Finns det delar i din kompetens eller i din person som du vill utveckla för att kunna nå din vision?

När du har skapat din egen bild av vad du vill stå för som chef kan du formulera tre ord som du vill ska känneteckna dig. Förmedla dessa till medarbetarna. Om orden t.ex. är tydlighet, tillit och kvalitet, så vet medarbetarna också vad de kan förvänta sig av dig.

Din återhämtning

Du kommer förmodligen att få stort ansvar och stora krav på dig som chef. Därför är det extra viktigt att du redan i början av ditt uppdrag planerar för hur du ska få återhämtning och energipåfyllnad.

I Vårdförbundets chefsenkät angav endast 17 procent att de i mycket hög eller ganska hög utsträckning får tid för återhämtning från arbetet. Därför ser vi att det är viktigt att du planerar din återhämtning från början, och ställer krav på arbetsgivaren så du får ordentligt utrymme för vila. Det är viktigt att det är tydligt när du är tillgänglig och när är du helt ledig. När du planerar att ta semester behöver det finnas en plan för vem som har ditt ansvar så att du kan släppa din chefsroll helt och vila.

Fundera också på vad som ger dig energi i ditt liv. Vilka relationer är extra viktiga för dig och hur ska du ge dessa relationer utrymme i ditt liv? Du behöver värna om din fritid och vara noggrann med att hålla en god balans mellan arbete och fritid. Lär mer om hur Vårdförbundet arbetar med hälsosamma arbetstider.

Som medlem i Vårdförbundet så får du alltid råd och stöd – och även möjlighet till coaching i ditt ledarskap.

Kontakta gärna Vårdförbundet Direkt Chef för rådgivning eller för att få kontakt med en chefsspecialist 0771 - 630 630