Kan du inte läsa mejlet, eller vill du läsa en utskriftsvänlig version? Klicka här
Du kan inte svara på detta nyhetsbrev. Om du har frågor, vänligen kontakta Vårdförbundet Direkt 0771-420 420 eller besök www.vardforbundet.se
Förtroendevald: Nya lagstiftningen GDPR- det här behöver du göra!

Den 25 maj träder den nya dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. Med den följer stora förändringar när det gäller hantering av information och personliga uppgifter. Vårdförbundet ställer just nu om våra arbetssätt, system och rutiner för att möta kraven från den nya lagen och nu behöver vi din hjälp!

Du får denna information eftersom du är förtroendevald i Vårdförbundet. Som förtroendevald har du tillgång till personuppgifter för medlemmar i Vårdförbundet och berörs därför av den nya lagstiftningen Dataskyddsförordning (GDPR) som träder i kraft den 25 maj 2018. Den ersätter personuppgiftlagen (PUL) och kommer innebära en skärpning av kravet på hur Vårdförbundet hanterar information och uppgifter om våra medlemmar.

Eftersom att Vårdförbundet är ett fackförbund innebär det att all hantering av personuppgifter dessutom är särskilt känslig. Därmed har vi stränga krav på att hantera information på ett korrekt sätt med stor hänsyn tagen till personlig integritet.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som kan hänföras till en person. Det kan vara ett namn, en bild eller andra uppgifter som kan spåras till en person. Det kan vara både digitala och handskrivna uppgifter. Som digitala uppgifter räknas information som finns i datorn, e-mail och på USB minnen.

Vad behöver du göra och tänka på i din roll som förtroendevald?

Vid medlemsärenden

Hjälper du en medlem behöver du självklart ha tillgång till personuppgifter under tiden medlemsärendet pågår. 

Avslutade medlemsärenden får sparas en begränsad tid, men när det är avslutat behöver ärendet rensas på känslig information som ska kasseras på ett säkert sätt. Behöver ärendet sparas en längre tid går det alltid att skicka in materialet till avdelningen för säker förvaring i vårt ärendehanteringsregister.

Ibland får Vårdförbundet anställningsavtal för kännedom av arbetsgivaren. Dessa får användas för att ta kontakt och hälsa nya medarbetare välkomna och för rekrytering av medlemmar. Senast efter tre månader måste ni rensa ut dessa uppgifter om det rör en icke medlem.

Lämna inte ut personuppgifter

Det kan finnas situationer då t.ex. arbetsgivaren vill ha information om vilka som är medlemmar i Vårdförbundet, t.ex. vid lönerevision. Efter den 25 maj får vi inte lämna ut dessa uppgifter utan att ha tecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal. Genom att teckna detta avtal så försäkrar mottagaren av personuppgifter att de hanterar dessa på ett korrekt sätt. I denna fråga kommer vi återkomma till er med mallar och instruktioner under året.

Möjligtvis kommer arbetsgivaren vilja att ni som förtroendevalda också skriver på ett sådant avtal. Har ni frågor kring detta eller behöver hjälp med att ta fram ett avtal när arbetsgivaren vill ha ut uppgifter är det bara att höra av er till Vårdförbundet.

Förvara material och information på ett säkert sätt

Det förekommer också att det förvaras äldre material med personuppgifter i gemensamma utrymmen. Ni behöver säkerställa att information och material med personuppgifter som finns i pärmar, datorer eller gemensamma mappar nu rensas ut på ett säkert sätt. Vi ska inte ha några sådana uppgifter sparade ”för säkerhets skull”. Detta arbete behöver ni starta snarast och ni som har ett övergripande ansvar i kommun/förvaltning eller områden behöver ta ett ansvar för att detta arbete verkställs på expeditioner och andra utrymmen där vi kan tänkas ha sådan information och material.

Detta arbete behöver vara klart senast den sista mars.

Förutom att rensa ut material med personuppgifter som ni inte aktivt använder behöver ni också förvara personuppgifterna säkert. Information med personuppgifter ska endast handhas av de som behöver det för att fullgöra sitt uppdrag. Försiktighetsprincipen ska gälla i hanteringen och gällande vilka som kan ta del av sådan information och material.

Som ett led i detta har Vårdförbundet beslutat att ni som i uppdraget använder USB-minnen för att spara information gällande Vårdförbundet måste se till att USB-minnet är krypterat. Här hittar du information om hur du krypterar ett USB-minne. Observera att kryptering enligt denna instruktion bara går att göra på dator uppkopplad till Vårdförbundets nät. 

Liksom tidigare ska alla kollektivavtal, dvs. skriftliga överenskommelser mellan arbetsgivare och Vårdförbundet alltid skickas in till  Vårdförbundet lokalt så att dessa kan läggas in vårt register. Därefter är de tillgängliga för er i medlemsregistret via Vårdförbundets hemsida.

Hör av dig!

Den nya dataskyddsförordningen, som syftar till att värna den personliga integriteten, innebär en stor omställning för hela Vårdförbundet.  Det är därför viktigt att du känner dig bekväm med hur du ska hantera personuppgifter i ditt uppdrag. Vid frågor eller funderingar är du välkommen att höra av dig till oss, gärna via mail: info.kronoberg@vardforbundet.se

Med vänlig hälsning,  

Laila Johansson, Administratör Vårdförbundet Avd Kronoberg

 

 

 

 
Vårdförbundet Direkt

0771-420 420

Ställ en fråga
Ändra dina uppgifter

Avsluta din prenumeration
Facebook


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -