Guide Aktiviteter
Innehåll
Aktivitetsportalen och hur den används
Aktiviteter som ska publiceras
Aktiviteter som inte ska publiceras
Om du vill ha en aktivitet publicerad
Aktivitetsansvarig i Aktivitetsportalen
Du som är Aktivitetsansvarig – det här är ditt ansvar
Aktiviteter där det bjuds på mat, som lunch eller middag
Att planera och arrangera en aktivitet
Skapa affischer eller annat tryckt material
Länkar och dokument
Här samlas länkar och dokument som kan vara bra att ha när du ska arrangera en aktivitet.
- Användarguide Aktivitetsportalen.pdf
- Checklista - planera aktivitet.pdf
- Kontakta Medlemskommunikation
- Fakturaunderlag Vårdförbundet fr o m 2024-10
- Coor Serviceportal - för beställning av mat och fika
- Vårdförbundets inköpspolicy
- Schyssta villkor - leverantörer med kollektivavtal
- Medlemsbutiken - skapa egna anslag och inbjudningar
Det här är Aktivitetsportalen
I Aktivitetsportalen hittar du Vårdförbundets aktiviteter och utbildningar och utbudet visas genom filtrering på sökord, avdelning eller roll i en sökmotor.
Aktivitetsportalen har två lägen - den publika sidan, som visas för besökare och den administrativa sidan som används när du administrerar i systemet. Aktivitetsportalen är synkad med Vårdförbundets medlemssystem och information om användare överförs mellan systemen.
Aktiviteter som ska publiceras i Aktivitetsportalen
Aktiviteter som publiceras i Aktivitetsportalen är synliga för alla besökare. Eftersom det är en blandning av aktiviteter, utbildningar och möten är inte allt för alla, men att aktiviteterna ska tilltala många, är en bra utgångspunkt när Aktivitetsportalen används, både fysiska och digitala!
Aktiviteter som riktar sig till många
Huvudregeln är att de aktiviteter som publiceras riktar sig till så många som möjligt. Det kan vara medlemsaktiviteter eller aktiviteter som riktar sig till en större grupp förtroendevalda, chefer, studenter eller andra grupper.
En deltagarlista skapas och all information om deltagarna finns samlad. Systemet erbjuder också funktioner som gör det enkelt att se, hantera och kommunicera med deltagarna. I din roll som aktivitetsansvarig har du själv full koll på vad som händer med deltagarlistan och din aktivitet.
Aktiviteter som har ett begränsat antal platser
Aktiviteter som har ett begränsat antal platser och du där du vill tillämpa turordningsprincipen, kan också publiceras i Aktivitetsportalen. En reservlista skapas per automatik när aktiviteten är fullbokad och systemet har en funktion som antar eventuella reserver med automatik så läge anmälningstiden pågår.
Aktiviteter där det bjuds på mat som lunch eller middag måste publiceras i Aktivitetsportalen, eftersom det krävs en deltagarlista i redovisningssyfte. En deltagarlista krävs inte om det enbart bjuds på kaffe/te, fika eller frukt.
Aktiviteter som inte ska publiceras i Aktivitetsportalen
Alla aktiviteter, möten och utbildningar behöver inte publiceras i Aktivitetsportalen.
Följande möten behöver inte publiceras:
- Möten som riktar sig till en grupp där det inte finns ett begränsat antal platser
- Träffar där deltagarna förväntas delta
- Aktiviteter som riktar sig till en mindre grupp förtroendevalda
I ovan fall bjuder du som aktivitetsansvarig in till aktiviteten och administrerar anmälningarna själv Du kan använda den e-post du har i ditt uppdrag för att skicka inbjudningarna och e-postadresserna söker du fram i Komet. Tänk på att lägga mottagarens adress i fältet hemlig kopia enligt GDPR vid utskick via e-post.
Undantag från ovan är aktiviteter där det bjuds på mat som lunch eller middag, då måste de alltid publiceras i Aktivitetsportalen eftersom det krävs en deltagarlista i redovisningssyfte. En deltagarlista krävs inte om det endast bjuds på kaffe/te, fika eller frukt.
Så här gör du för att få en aktivitet publicerad i Aktivitetsportalen
Det är medlemskommunikatörer som publicerar aktiviteter och utbildningar riktat till medlemmar i Aktivitetsportalen.
Aktiviteter riktat till förtroendevalda kan du som är aktivitetsansvarig själv skapa.
Om du ska arrangera en aktivitet behöver du fylla i formuläret Beställning av medlemskommunikation och aktiviteter alternativt ta kontakt via e-post eller telefon. Ju mer information du ger desto bättre underlag finns för att skapa en inspirerande aktivitet som lockar medlemmarna att delta. Det kan vara bra att använda formuläret de första gångerna åtminstone, så vet du vilka uppgifter som behövs.
Även när du vill ändra i en publicerad aktivitet ka du använda beställningsformuläret.
Formuläret - Beställning av medlemskommunikation och aktiviteter finns här!
Du som är Aktivitetsansvarig – det här är din uppgift
Aktivitetsansvarig är den roll du har i Aktivitetsportalen när du är ansvarig för en aktivitet.
Som aktivitetsansvarig hanterar du bland annat anmälningar, avanmälningar, eventuell reservlista, kommunikation med deltagare, håller koll på allergier och eventuella andra frågor som deltagaren svarar på vid anmälan samt vid behov, ställa in aktivitet.
Registrera deltagare när aktiviteten är genomförd
När en aktivitet är avslutad behöver du registrera vilka som deltagit. Det krävs en deltagarlista, i redovisningssyfte, om det innebär en resa för till exempel en förtroendevald. Det krävs även om det innebär en kostnad i form av boende eller om det bjuds på mat, men inte om det enbart är kaffe/te, fika eller frukt.
Läs mer om din roll Aktivitetsansvarig i Användarguiden i Kunskapsrummet.
Att planera och arrangera en aktivitet
När du ska arrangera en aktivitet eller utbildning är det en del att hålla koll på! Som stöd finns en checklista, som hjälper dig. Det kan kännas tryggt att få en överblick så ingenting viktigt missas. Här nedan kan du läsa om några viktiga delar när du ska börja planera.
Ska du arrangera ett lite större arrangemang krävs extra framförhållning, läs gärna tipsen för att få de bästa förutsättningarna på plats för att planera och genomföra dessa arrangemang
Tips vid planering av större arrangemang
Boka lokal
Olika möten har olika behov. I första hand används Vårdförbundets egna lokaler eller lokaler hos en arbetsgivare. Det brukar vara ett kostnadseffektivt alternativ och dessutom kan du själv boka lokalen.
Vid större aktiviteter kan det vara bra att du istället vänder dig till en extern aktör för hjälp med att arrangera aktiviteten.
Läs gärna tipsen för att få de bästa förutsättningarna på plats för att planera och genomföra större arrangemang.
Boka extern lokal
Vårdförbundet har avtal med Tranås Resebyrå, som hjälper till vid bokning av resor, hotell och möten. De har en helhetssyn över vilka alternativ som finns, tar hänsyn till Vårdförbundets inköps- och resepolicys och hjälper dig på bästa sätt.
Kontakta Tranås Resebyrå,
E-post: europe@tranas-resebyra.se
Telefon: 0140 - 37 50 70
Förtäring
Förtäring på en aktivitet är viktig - den ger energi till deltagarna och är dessutom ett tillfälle för välbehövlig paus och möjlighet att lära känna varandra bättre!
Ska ni bjuda fler än 10 personer tar ni enklast hjälp av vår gemensamma servicepartner, Coor Service Management. För mindre grupper går det bra att använda annan lokal leverantör som möter Vårdförbundets krav. Du kan köpa in maten själv, välja catering eller äta ute på restaurang.
Kom ihåg att aktiviteter där det bjuds på mat behöver publiceras och hanteras med anmälan samt närvaroregistrering i Aktivitetsportalen. För att följa skattereglerna behöver vi nämligen spara deltagarlista när vi bjuder på mat.
Köpa själv
Fördelen med att göra ditt egna inköp är att du kan avvakta tills du vet hur många som deltar. Det finns tre sätt att hantera betalningen:
- Använd dig av en lokal leverantör som sedan tidigare kan skicka faktura till Vårdförbundet.
- Handla med First Card, om du har ett sådant från Vårdförbundet.
- Om du gör ett eget utlägg - spara kvittot och redovisa i Flex.
Catering
Ni kan också välja att köpa förtäring via catering. Med detta kan ni få hjälp av Vårdförbundets servicepartner Coor Service Management som erbjuder ett utbud anpassat för våra behov vid sammankomster där ni träffas 10 personer eller fler.
Vid färre än 10 personer kan du anlita annan lokal leverantör. För tips på leverantörer som möter våra krav - kontakta verksamhetshandläggaren i din enhet eller skriv till verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Äta på restaurang
Är aktiviteten i en extern lokal kan tjänsten med förtäring ofta köpas in. Lägg till det som ett önskemål i samband med att du bokar din lokal via Vårdförbundets resebokningsleverantör.
Vill du hellre boka restaurang själv går det också bra. För tips på leverantörer som möter våra krav - kontakta verksamhetshandläggaren i din enhet eller skriv till verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Enklast är att beställningen faktureras.
Skapa affischer eller annat tryckt material
Du ansvarar själv för att ta fram tryckt material om du önskar sådant.
I Medlemsbutiken finns ett jättebra verktyg för att skapa egna affischer, detta bör du använda så följer materialet Vårdförbundets grafiska profil och medlemmarna känner lätt igen sig . Här kan du välja mellan olika bilder och fylla i den text du vill ha så skapas affischen automatiskt och du kan ladda ner den som en pdf-fil.