Guide Aktiviteter
Vad roligt att du ska arrangera en aktivitet! Här hittar du information om vad du behöver tänka på och hur du använder Aktivitetsportalen.
Innehåll
Aktivitetsportalen och hur den används
Aktiviteter som ska publiceras
Publicera i Aktivitetsportalen
Aktivitetsansvarig – din roll i Aktivitetsportalen
Aktivitetsansvarig – vad innebär det och vad ska du göra?
Praktiskt fix inför din aktivitet
Aktiviteter där det bjuds på något att äta
Skapa affischer eller annat tryckt material
Det här är Aktivitetsportalen
I Aktivitetsportalen hittar du Vårdförbundets aktiviteter och utbildningar och utbudet visas genom filtrering på sökord, avdelning eller roll i en sökmotor.
Aktivitetsportalen har två lägen - den publika sidan, som visas för besökare och den administrativa sidan som används när du administrerar i systemet. Aktivitetsportalen är synkad med Vårdförbundets medlemssystem och information om användare överförs mellan systemen.
Aktiviteter som ska publiceras i Aktivitetsportalen
Aktiviteter som publiceras i Aktivitetsportalen är synliga för alla besökare. Eftersom det är en blandning av aktiviteter, utbildningar och möten är inte allt för alla, men att aktiviteterna ska tilltala många, är en bra utgångspunkt när Aktivitetsportalen används, både fysiska och digitala!
Aktiviteter som riktar sig till många
Huvudregeln är att de aktiviteter som publiceras riktar sig till så många som möjligt. Det kan vara medlemsaktiviteter eller aktiviteter som riktar sig till en större grupp förtroendevalda, chefer, studenter eller andra grupper.
En deltagarlista skapas och all information om deltagarna finns samlad. Systemet erbjuder också funktioner som gör det enkelt att se, hantera och kommunicera med deltagarna. I din roll som Aktivitetsansvarig har du själv full koll på vad som händer med deltagarlistan och din aktivitet.
Aktiviteter som innebär en kostnad
Aktiviteter där det bjuds på mat som lunch eller middag måste publiceras i Aktivitetsportalen, eftersom det krävs en deltagarlista i redovisningssyfte. En deltagarlista krävs inte om det enbart bjuds på kaffe/te, fika eller frukt. Även aktiviteter som innebär en annan kostnad eller att deltagaren ska söka ledigt för att delta, ska publiceras.
Aktiviteter som inte måste publiceras i Aktivitetsportalen
Alla aktiviteter, möten och utbildningar behöver inte publiceras i Aktivitetsportalen om de inte innebär en kostnad.
Det kan till exempel vara:
- Medlemsmöten med en mindre grupp
- Interna träffar där deltagarna förväntas delta
- Aktiviteter som riktar sig till en mindre grupp förtroendevalda
Vill du ha hjälp att publicera en grundutbildning? Inga problem! Då fyller du i det här formuläret: Beställning av medlemskommunikation och aktiviteter
Aktivitetsansvarig – vad innebär det och vad ska du göra?
Aktivitetsansvarig är den roll du har i Aktivitetsportalen när du är ansvarig för en aktivitet.
Som Aktivitetsansvarig skapar och publicerar du dina aktiviteter som du bjuder in till. Du hanterar anmälningar, avanmälningar, eventuell reservlista, kommunikation med deltagare, håller koll på allergier och eventuella andra frågor som deltagaren svarar på vid anmälan samt vid behov, ställa in aktivitet.
Publicera i Aktivitetsportalen
Du som Aktivitetansvarig skapar och publicerar dina aktiviteter och utbildningar själv. Ska du publicera en grund- eller temautbildning för förtroendevald, finns det färdiga mallar i Aktivitetsportalen att utgå ifrån.
Skicka ut din inbjudan
Du skapar och skickar din inbjudan direkt från Aktivitetsportalen. Du kan bjuda in till en specifik aktivitet, lista flera aktiviteter eller passa på att informera om något till den riktade målgruppen. Mottagarlistan hämtas i Komet, och det går också bra att lägga till mottagare manuellt.
Registrera deltagare när aktiviteten är genomförd
När en aktivitet är avslutad behöver du registrera vilka som deltagit. Det krävs en deltagarlista, i redovisningssyfte, om det innebär en resa för till exempel en förtroendevald. Det behövs också om det innebär en kostnad i form av boende eller om det bjuds på mat utöver kaffe/te, fika eller frukt.
Lokal till din aktivitet
Olika möten har olika behov. I första hand används Vårdförbundets egna lokaler eller lokaler hos en arbetsgivare. Det brukar vara ett kostnadseffektivt alternativ och dessutom kan du själv boka lokalen.
Om du behöver boka en extern lokal
Vårdförbundet har avtal med Tranås Resebyrå, som hjälper till vid bokning av resor, hotell och möten. De har en helhetssyn över vilka alternativ som finns, tar hänsyn till Vårdförbundets inköps- och resepolicys och hjälper dig på bästa sätt.
E-post: europe@tranas-resebyra.se
Telefon: 0140 - 37 50 70
Aktiviteter där det bjuds på något att äta
Förtäring på en aktivitet är viktig - det ger energi och är dessutom ett tillfälle för en välbehövlig paus och möjlighet att lära känna varandra bättre!
Ska ni bjuda fler än 10 personer tar ni enklast hjälp av vår gemensamma servicepartner, Coor Service Management. För mindre grupper går det bra att använda annan lokal leverantör som möter Vårdförbundets krav. Du kan köpa in maten själv, välja catering eller äta ute på restaurang.
Kom ihåg att aktiviteter där det bjuds på mat behöver publiceras och hanteras med anmälan samt närvaroregistrering i Aktivitetsportalen. För att följa skattereglerna behöver vi nämligen spara deltagarlista när vi bjuder på mat.
Köpa själv
Fördelen med att göra ditt egna inköp är att du kan avvakta tills du vet hur många som deltar. Det finns tre sätt att hantera betalningen:
- Använd dig av en lokal leverantör som sedan tidigare kan skicka faktura till Vårdförbundet.
- Handla med First Card, om du har ett sådant från Vårdförbundet.
- Om du gör ett eget utlägg - spara kvittot och redovisa i Flex.
Catering
Ni kan också välja att köpa förtäring via catering. Med detta kan ni få hjälp av Vårdförbundets servicepartner Coor Service Management som erbjuder ett utbud anpassat för våra behov vid sammankomster där ni träffas 10 personer eller fler.
Vid färre än 10 personer kan du anlita annan lokal leverantör. För tips på leverantörer som möter våra krav - kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Äta på restaurang
Är aktiviteten i en extern lokal kan tjänsten med förtäring ofta köpas in. Lägg till det som ett önskemål i samband med att du bokar din lokal via Vårdförbundets resebokningsleverantör.
Vill du hellre boka restaurang själv går det också bra. För tips på leverantörer som möter våra krav - kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Enklast är att beställningen faktureras.
Skapa affischer eller annat tryckt material
Du ansvarar själv för att ta fram tryckt material om du önskar sådant.
I Medlemsbutiken finns ett jättebra verktyg för att skapa egna affischer som följer Vårdförbundets grafiska profil. Här kan du välja mellan olika bilder och fylla i den text du vill ha, så skapas affischen automatiskt och du kan ladda ner den som en pdf-fil.