Guide Lokala valberedningar
Innehåll
Introduktion till uppdraget valberedare
Det här händer när någon blir nominerad
Om någon ångrar sin kandidatur
Publicera valberedningens förslag
Introduktion till uppdraget som valberedare
Utbildning för valberedningen
Vårdförbundet erbjuder lokala valberedare två särskilda utbildningar; dels en om uppdraget som lokal valberedare, dels en om hur vi hanterar personuppgifter på Vårdförbundet. Båda finns i Kunskapsrummet, som du hittar efter inloggning på webbplatsen. Klicka på den blå ikonen med ett äpple som skrattar för att komma till Kunskapsrummet. Där hittar du alla digitala utbildningar du har tillgång till.
Teams för valberedningens samarbete
För att lokala valberedningar ska kunna hålla kontakt med varandra, dela dokument och på ett säkert sätt ta emot information om inkomna nomineringar erbjuder Vårdförbundet digitala rum i Teams. Varje valberedning har ett eget rum för chatt och för att dela dokument. För att komma åt rummet behöver du ha ett e-postkonto hos Vårdförbundet som slutar på @mittvardforbund.se eller vardforbundet.se. Så här skapar du en e-postadress för ditt uppdrag.
När kontot är klart, skicka ett meddelande från din nya e-postadress till verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se och uppge i vilken avdelning du är valberedare så ger verksamhetshandläggaren dig behörighet till valberedningens rum i Teams.
I Teamet som heter ”Forum Valberedning avdelningar” har alla lokala valberedare tillgång till en gemensam kanal som heter ”Allmänt”. Där finns tips och råd, bland annat om vilka dokument som ska gallras efter genomfört årsmöte. Sedan har varje lokal avdelning en egen privat kanal med samma namn som avdelningen; Blekinge, Gotland osv. De tjänstemän som har tillgång till teamet är verksamhetshandläggare och medlemskommunikatörer.
Hur lär jag mig hur Teams funkar?
På www.office.com under rubriken Support finns manualer, videor och informationstexter. Fokusera på avsnitten om team och kanaler, då varje lokal valberedning har en egen kanal. En kanal är att jämföra med ett digitalt rum. Där finns en chattfunktion och möjlighet att spara/dela/jobba med filer gemensamt.
Information till medlemmarna från valberedningen
Medlemskommunikatörerna finns som stöd i kommunikationen kring nominering och årsmöte. Det går fint att ringa, mejla eller chatta via Teams om du har funderingar, frågor eller vill bolla hur ni ska göra.
På avdelningens eller riksklubbens webbsida läggs en länk till ett formulär där medlemmar kan nominera och information om val och årsmöte. Ni i valberedningen behöver inte lägga tid och arbete på hur detta ska formuleras utan medlemskommunikatörerna ordnar detta, självklart i samråd med er. Det läggs även en nyhet på avdelningens webbsida som kan delas i sociala medier.
Information om att nomineringen är öppen bör även skickas ut genom ett nyhetsbrev till alla medlemmar i avdelningen. Ta kontakt med Medlemskommunikation så får du hjälp. För att inte våra medlemmar ska få allt för många mejl behöver informationsutskick samordnas med styrelsen, ta därför gärna kontakt med dem och hör om även de planerar något utskick den närmsta tiden.
Sociala medier, exempelvis Facebook och Instagram, är viktiga kanaler för att kommunicera med och nå ut till våra medlemmar. Det är därför en bra idé att använda dessa för att marknadsföra inför nominering så att så många som möjligt nås av informationen. Avdelningars och riksklubbars sociala medier hanteras av respektive avdelning. Du kan kontakta den lokala styrelsen för att antingen själv få behörighet att göra inlägg på avdelningens konton eller för att få hjälp att publicera inlägg.
Förutsättningar för uppdraget
Uppdraget som valberedare är i huvudsak ideellt men i begränsad omfattning kan ersättning utgå för lönebortfall, om du behöver söka ledigt utan lön från ditt arbete. För valberedningens deltagande på styrelsens möten rekommenderas en gång per valberedare per mandatperiod. Förlorad arbetsinkomst utgår vid eventuellt lönebortfall. Om detta är aktuellt för dig kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Resor i uppdraget ersätts i enlighet med Vårdförbundets riktlinjer för resor och reseersättning. Du sparar kvitton för dina utlägg och redovisar en reseräkning i systemet Flex.
Läs mer om reseräkning och resepolicy.
Användarguide till Flex finns i Kunskapsportalen.
Om årsmötet
Planering inför årsmötet
Det är några tidpunkter som valberedningen behöver bestämma er för eller förhålla er till:
Bestäm när nominering ska öppnas och stängas. Ha nedan deadlines i åtanke så att ni hinner arbeta i lugn och ro med inkomna förslag och intervjuer.
Valberedningens förslag till styrelse och kongressombud behöver färdigställas i god tid före årsmötet. Praxis i många avdelningar är att man färdigställer årsmöteshandlingarna, där valberedningens förslag ingår, minst 14 dagar före årsmötet. Det är styrelsen som gör årsmöteshandlingarna. Ha därför en dialog med styrelsen om när era förslag behöver vara färdiga för att de ska hinna inkluderas i årsmöteshandlingarna. Ert förslag ska även publiceras på webben så när ni är klara med ert förslag meddelar ni både styrelsen och Medlemskommunikation.
Förslaget om fördelning av arvode behöver färdigställas i god tid för att kunna inkluderas i årsmöteshandlingarna. Förslag till fördelning av arvode ska presenteras i kronor. Mer information om arvode finns i utbildningen för lokala valberedare. Förslaget ska även publiceras på webben så när ni är klara med ert förslag meddelar ni både styrelsen och Medlemskommunikation.
De olika förtroendeuppdragen
Årsmötet beslutar om flera olika förtroendeuppdrag. Det finns gemensamma uppdragsbeskrivningar för uppdragen som kan vara till stöd för ert arbete, för de som vill lämna en nominering och för de som nomineras. Uppdragsbeskrivningarna finns även i webbutbildningen Uppdrag valberedare. Alla uppdrag löper på 4 år, om man inte väljer att avsluta uppdraget i förtid.
Här hittar du beskrivningar av alla uppdrag.
Kongressombud och ersättare
Vårdförbundets ordinarie kongress sker vart 4:e år i maj. Kongressen består av 190 ombud plus förbundsstyrelsen. De 190 mandaten fördelas mellan avdelningarna i proportion till antalet röstberättigade medlemmar som avdelningen hade den 31 december året före ordinarie kongress. Varje avdelning har rätt till minst tre mandat.
En preliminär beräkning av antalet kongressombud görs i god tid innan årsmötet året före kongress, men den kan eventuellt justeras något i januari året för kongress när mandaten för varje avdelning fastställs av förbundsstyrelsen. Valberedningen lämnar ett förslag till årsmötet på vilka dessa ordinarie ombud föreslås vara och vilken inträdesordning de bör ha.
Det finns inget beslut eller praxis om hur många ersättare varje avdelning ska ha. Som en riktlinje för antalet ersättare kan ni kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se för hjälp att ta fram information om hur många ersättare som valdes vid förra valet. Valberedningen lämnar därefter ett förslag till årsmötet på antal ersättare, vilka dessa ersättare föreslås vara och vilken inträdesordning de bör ha.
De som väljs till kongressombud, ordinarie och ersättare, ska väljas in i en bestämd ordning. Den som är sist i ordningen av ordinarie är den som får avstå att delta i kongressen om avdelningens mandat blir färre och den som är första ersättare är den som träder in som ordinarie om mandaten blir fler. Samma sak gäller om någon avsäger sig sitt ordinarie uppdrag under mandatperioden, då är det turordning som gäller och den som är förste ersättare träder in som ordinarie. Därför är det så viktigt att årsmötet beslutar om ordning för ombud och ersättare.
Nomineringsprocessen
Verktyg för nomineringar
Ett av de första stegen i valberedningens arbete brukar vara att öppna upp för medlemmar att kunna nominera till uppdrag. Nomineringar lämnas via ett verktyg som heter Nominator, på en sida som länkas från avdelningens webbplats.
Valberedningen får behörighet till nomineringssidan i Nominator och kan därigenom se alla uppgifter om de nominerade och också kommunicera med dem via verktyget. Avdelningens verksamhetshandläggare kommer också att ge alla som vill i valberedningen en kort introduktion i verktyget , så att du kan känna dig trygg i hur det fungerar. Det finns också en användarguide för Nominator där du kan få stöd och vägledning.
För att initiera att nominering öppnas upp och tillgängliggörs, kontakta Medlemskommunikation för stöd och hjälp. Fyll i formuläret på kontaktsidan och ange informationen nedan. Det går även bra att mejla till medlemskommunikation@vardforbundet.se, kom då ihåg att ha med all information nedan:
- Vilka uppdrag som medlemmarna ska kunna nomineras till
- Datum när nominering ska öppnas
- Datum när nominering ska stängas. Tänk på att beräkna tillräckligt med tid att intervjua och förbereda ert förslag. Om ert förslag ska stå med i årsmöteshandlingarna bör ni meddela förslaget till styrelsen och Medlemskommunikation 3-4 veckor före årsmötet.
- Datum när den nominerade senast ska tacka ja eller nej till nomineringen
- Kontaktuppgifter till valberedningen
- Datum när val kommer ske (årsmötet)
- Vilken mandatperiod som gäller för respektive uppdrag som går att nominera till (gäller vid fyllnadsval/nyval under pågående mandatperiod, vid ny mandatperiod har alla uppdrag 4 år.)
OBS! I nominerings- och årsmötestider är det många som vill ha stöd ungefär samtidigt, tänk på att vara ute i god tid i kontakten med Medlemskommunikatörerna.
Det här händer när någon blir nominerad
Den som blivit nominerad får automatiskt ett mejl med information om att hen blivit nominerad. I mejlet finns en länk till en personlig sida där den nominerade uppmanas att:
- logga in och bekräfta eller tacka nej till nomineringen
- fylla i en presentation av sig själv med följande frågor:
- Jag vill att årsmötet ska välja mig av följande skäl
- Mina viktigaste frågor är
- Min bakgrund är
- Mina främsta styrkor är
- Jag tror att följande saker kommer att vara viktiga för medlemmarna och Vårdförbundet om 5 år
- Annat som jag tycker att det är viktigt att berätta om
Svaren på frågorna publiceras automatiskt ut på nomineringssidan. På den personliga sidan kan den nominerade sedan själv, när denne vill, logga in och ändra sina svar. Frågorna är till för att övriga medlemmar ska få en bild av kandidaten, de är inte primärt tänkta som underlag till er i valberedningen.
Om någon ångrar sin kandidatur
Om någon vill dra tillbaka sin kandidatur kan valberedningen eller den nominerade själv gå in på den nominerades sida i Nominator och ändra svar på nomineringen, så publiceras detta automatiskt på webben.
Publicera valberedningens förslag
När valberedningen är klara med ert förslag kan ni själva publicera detta på nomineringssidan genom att ändra status på era kandidater till "Valberedningens förslag". Det går också att lägga in en text där ni motiverar ert förslag.
Inget separat dokument eller sida med valberedningens förslag publiceras på webben.
Stöd och support
Kontakta din verksamhetshandläggare om du har frågor: verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
För att starta upp en nominering, ta kontakt med Medlemskommunikation
Se användarguiden för Nominator.
- Hjälpte informationen dig?