Årsmöte och andra demokratiska möten

Tillbaka till start

Innehåll

Årsmöte - stöd som erbjuds

Årsmöte - mötessystem

Årsmöte - mötesformer

Årsmöte - kommunikation

Dokument och arkivering av möteshandlingar

 

Årsmöte - stöd som erbjuds

Årsmötet är för många avdelningar och klubbar, årets höjdpunkt! Aldrig är medlemmarnas demokratiska rättigheter så uppenbara som under årsmötet. Dessutom är det ett socialt och uppskattat tillfälle, med ett högt medlemsvärde. Men det är en del att förbereda och planera.

Ett tips är att använda en framtagen checklista som stöd. Den är formad som en tidslinje och ger en tydlig bild över moment som kan ingå, dels i planeringen och dels på själva årsmötesdagen. Checklistan visar också när varje moment behöver planeras in. Många delar är avdelningsstyrelsens ansvar, men tips är att styrelsen tar hjälp av andra förtroendevalda i avdelningen eller klubben. 

Inbjudan till årsmötet samt publicering på webben och i Aktivitetsportalen, gör koordinatorn för kommunikationen. När det gäller diarieföring av protokoll och registrering av nya uppdrag görs det av verksamhetshandläggarna. 

Årsmöte - mötessystem

Varianterna av mötesformer är flera -  fysiska, digitala i realtid eller över en eller några dagar. Det finns två olika system som stöd; Nominator och VoteIT.  

Nominator

Nominator är ett system som används för att hantera nomineringar och presentationer av dem som nominerats inför årsmötet. 

En sida i Nominator öppnas av koordinatorn för kommunikationen när avdelningen eller valberedningen initierar detta. Sidan länkas till avdelningens webb och här kan medlemmar nominera.

När sidan  är publicerad sköts det mesta automatiskt. Den som blir nominerad får ett e-postmeddelande och går själv in och godkänner eller avböjer sin nominering, samt fyller i sin presentation och laddar upp en bild på sig själv.

Nomineringar och presentationer visas automatiskt på nomineringssidan. Valberedningen är administratör för sidan och kommer åt information om de nominerade och kan även ta kontakt den vägen. Vid val till valberedare är det någon ur avdelningsstyrelsen som är administratör för sidan.

Nominator ersätter den process som tidigare funnits, för hantering av nomineringar och presentationer.

VoteIT 

VoteIT används som mötessystem, oavsett om mötet sker i realtid eller över flera dagar. Det går bra att komplettera systemet med att exempelvis mötas i Teams för dialoger vid förutbestämda tidpunkter, medan beslut och val sker i VoteIT.  

Fördelen med VoteIT är att geografi inte spelar någon roll för mötesdeltagarna och det är lätt att skapa ett konto. Nackdelen är att mötesdeltagarna behöver komma ihåg att gå in i mötet flera gånger om mötet sker över flera dagar, och att användargränssnittet inte är helt enkelt. Ett tydligt mötesprogram som kommuniceras är ett bra stöd för alla deltagare. Det finns också en användarguide för VoteIT.

Årsmöte - mötesformer

Här presenteras de olika mötesformerna för årsmöte och förutsättningarna för respektive mötesform. 

1. Fysiskt möte
   Deltagarna möts vid ett tillfälle och genomför årsmötet. Det kräver inget särskilt behov av mötessystem. Nomineringar till förtroendeuppdrag kan ske ”från golvet”.

2. Digitalt möte - realtid 
   Deltagarna möts digitalt under några timmar och behandlar årsmötets punkter. Geografin spelar ingen roll, däremot behöver deltagaren vara ledig vid mötestiden och ha tillgång till dator eller läsplatta.  Den årsmötet utser som ordförande öppnar och stänger punkter, startar omröstningar och fördelar ordet till deltagarna. Den årsmötet utser till sekreterare omhändertar protokollsunderlag ur systemet och färdigställer protokoll. Nomineringar till förtroendeuppdrag kan ske ”från golvet”.
   
   
3. Digitalt möte - flera dagar 
   Årsmötet är textbaserat och mötesdeltagarna följer dagordningen enligt ett tidschema. Den här mötesformen gör det möjligt för deltagare med olika arbetstider och på olika geografiska platser, att delta. Den årsmötet utser till ordförande öppnar och stänger punkter i mötessystemet. Den årsmötet utser till sekreterare omhändertar protokollsunderlag ur systemet och färdigställer protokoll. Observera att det inte går att nominera ”från golvet”.  

Årsmöte - Kommunikation 

När ett årsmöte arrangeras är det många saker som ska kommuniceras med medlemmarna! 

Årsmötet marknadsförs i flera kanaler för att nå så många medlemmar som möjligt - inbjudan, webben, Aktivitetsportalen och sociala medier är de stora kanalerna. Medlemmarna behöver även ha tillgång till handlingar och presentationer som används på årsmötet. 

Motioner

Koordinatorn för kommunikationen skapar och publicerar formulär på alla avdelningars webbsidor, där medlemmar skickar in motioner. Avdelningen behöver inte initiera detta men meddela vilken som är sista dag för att skicka in motioner. Inkomna motioner delas med avdelningsordförande

Svar på motionen med eventuellt förslag till beslut förbereds av styrelsen och skickas i god tid före årsmötet till koordinatorn, för publicering på avdelningens årsmötessida på webben.

Nomineringar

Nomineringar hanteras i systemet Nominator, och formulär för att skicka in nomineringar publiceras på webben av koordinatorn för kommunikationen.

 I FAQ för lokala valberedare kan du läsa hur nomineringsprocessen går till.

Presentation av nominerade kandidater

Presentationer publiceras automatiskt på nomineringssidan när den som nominerats fyller i sin presentation.

Marknadsföring

Marknadsföringen till årsmötet formas utifrån underlag från avdelningarna. koordinatorn för kommunikationen tar fram en layout för årsmöteskommunikationen och publicerar information om årsmötet på respektive avdelnings webb samt distribuerar inbjudan och öppnar för anmälan i Aktivitetsportalen.

Information om årsmötet är avdelningens ansvar och det här behövs...

• Datum
• Tid
• Plats eller mötesverktyg om mötet är digitalt
• Förtäring
• Eventuell underhållning eller föreläsning
• Övrig information som medlem vill eller behöver veta för att delta

Webben

 koordinatorn för kommunikationen tar fram en layout för årsmöteskommunikationen och publicerar information om årsmötet på respektive avdelnings webb, utifrån avdelningens underlag.

Inbjudan

Inbjudan till årsmötet distribueras via nyhetsbrev till alla medlemmar 4-6 veckor innan årsmötet startar. Det är koordinatorn för kommunikationen som skickar inbjudan, utifrån avdelningens underlag.

Aktivitetsportalen 

Anmälan till årsmötet sker i Aktivitetsportalen. Det skapas en deltagarlista och det är lätt att ha kontroll på antal deltagare som anmäler sig. Dessutom finns det möjlighet att ställa frågor som är bra att veta inför mötet, till exempel matallergier.

Det är enkelt att kommunicera eventuella omställningar eller annan information kring årsmötet direkt i Aktivitetsportalen, kontakt- och adressuppgifter finns till samtliga deltagare.

Dagordning och program

Dagordning och program för årsmötet ansvarar avdelningen för. För att underlätta i det arbetet och som stöd för att skapa en enhetlighet, finns mallar framtagna.

Vårdfokus

En samlad annons för alla avdelningar publiceras i Vårdfokus och det är kansliet som ansvarar för att annonsunderlaget skickas in. I annonsen anges datum för årsmötet med hänvisning till respektive avdelnings webb för mer information. Vill avdelningen ha en egen annons i Vårdfokus, ansvarar avdelningen för det. Kom ihåg att titta i utgivningsplanen för kontaktuppgifter och deadlines.

Mallar, presentationer och bilder

Använd de mallar och bilder som finns framtagna när du skapar material till årsmötet. De följer Vårdförbundets grafiska profil och visuella identitet, så medlemmarna känner igen sig. Det finns även en illustrerad bildserie som kommer igen i all kommunikation.

Mallar och stödmaterial finns framtaget för...

• Powerpoint
• Dagordning, program, protokoll och andra årsmöteshandlingar
• Affischer - det finns ett smidigt verktyg för att skapa snygga affischer, när du är inloggad i Medlemsbutiken
• Bilder - använd bilder från Vårdförbundets bildgalleri

 

Dokument och arkivering av möteshandlingar

Alla dokument som tillkommer i de demokratiska mötena behöver inte sparas eller arkiveras. Dokumenthanteringsplanen beskriver vilka dokument som behöver bevaras och hur.

Årsmötets dokument

Protokoll med eventuella bilagor, alla årsmöteshandlingar som föredragningslista, motioner och svar, samt valberedningens förslag ska bevaras.

Dessa handlingar ska...

• Bevaras under obegränsad tid
• Lagras fysiskt i arkiv i avdelningen
• Lagras digitalt i Omnia Document Management, ODM. Scanna och ladda upp handlingarna i team Forum Lagring och arkivering. Verksamhetshandläggarna ansvarar för att handlingarna lyfts över och registreras i ODM

Styrelsemötets dokument

Krav på arkivering gäller inte alla protokoll eller övriga handlingar från styrelsemöten. Det som ska arkiveras är delegationsordning samt styrelseprotokoll med beslut om delegationsordning och/eller lokalt arbetstagarorganisationsärende.

Dessa handlingar ska...

• Bevaras under obegränsad tid
• Lagras fysiskt i arkiv i avdelningen
• Lagras digitalt i Omnia Document Management, ODM. Scanna och ladda upp handlingarna i team Forum Lagring och arkivering. Verksamhetshandläggare ansvarar för att handlingarna lyfts över och registreras i ODM

Avdelningsstyrelsen väljer var och hur, man i Teams vill göra samtliga protokoll/minnesanteckningar tillgängliga för styrelsen och andra intressenter.

Protokoll från arbetsgrupper och strategiska möten

Protokoll och mötesanteckningar från till exempel AU eller strategimöten...

• Ska sparas i 2 år
• Behöver endast sparas digitalt i Teams
• Avdelningen ansvarar för lagringen

Vill du veta mer om vilka dokument som ska sparas och/eller lagras och hur, kan du läsa Dokumenthanteringsplanen som finns på Omnia under Stöd i arbetet - Lagra och arkivera information.

Har du några funderingar, kontakta din verksamhetshandläggare.

Tillbaka till start