Post och paket
Innehåll
Post som behöver levereras direkt till lokal avdelning
Post i avdelningen
Den fysiska posten är något som används i begränsad omfattning. Omhändertagandet av inkommande paket, inköp av frimärken och kuvert är ett gemensamt ansvar för oss som finns på arbetsplatsen, både förtroendevalda och anställda.
Om du vill skicka något ansvarar du själv för att posta det i närmsta brevlåda eller lämna hos ombud.
Inköp av frimärken och kuvert
Inköp av frimärken görs via First Card eller utlägg som redovisas i Flex. Förslagsvis köps frimärken in i lite större mängd när inköp ändå sker. Även Coor kan vara behjälpliga men de lägger på en kostnad för den tjänsten utöver priset för frimärkena. Behöver ni beställa kuvert, kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Ta emot post
Vårdförbundet har en gemensam postadress i syfte att säkerställa att inkommande post tas omhand på ett sätt som garanterar att medlems rättigheter tillvaratas. Det innebär att posthanteringen hålls samman för att undvika att post inte hanteras i tid eller att känsliga ärenden öppnas och hanteras av för många olika personer. All post ska skickas till Vårdförbundets gemensamma postadress.
Vår fysiska post hanteras sammanhållet av enheten Support och service som finns i Vårdförbundet Hus. Det innebär att de omhändertar posten genom att tömma postlådan, öppna post, se till att det som behöver digitaliseras scannas in och fördelas till verksamhetshandläggare för vidare hantering, alternativt skickar vidare till den person som ska ha posten, antingen via e-post eller via Clara. Vissa handlingar kan skickas som paket till mottagaren.
Vår gemensamma postadress är:
Vårdförbundet
Box 3260
103 65 Stockholm
Signering av fysiska dokument
Det går inte att skicka fysisk post direkt till avdelningen. Samtidigt har vi många dokument som skickas mellan oss och våra parter för signering av till exempel avtal och protokoll.
I många fall hanterar vi kommunikationen via e-post, men det finns även andra alternativ när digital hantering inte lämpar sig. Om du skickar handlingar som innehåller medlems personuppgifter via e-post, behöver filen vara krypterad av GDPR-skäl. Läs här hur du krypterar en fil.
För dokument som inte kan hanteras digitalt finns olika hanteringssätt beroende på handling.
Olika arbetssätt för olika handlingar
Ju större sannolikhet för att handlingen ska användas i bevishänseende, desto bättre är det med signatur i original. I nuläget får avdelningen själva bedöma hur signeringen kan ske utifrån ärendets art, era arbetsmässiga förutsättningar och i överenskommelse med medlem/motpart.
Nedan finns tre rangordnade alternativ hur signeringen kan hanteras.
Tydligare riktlinjer håller på att tas fram som ska fungera som stöd i bedömningen av vilket arbetssätt som lämpar sig för signering av olika typer av handlingar.
1. Signering av handling som kan ske på distans
Handling skickas från medlem/motpart till avdelningen via e-post, Clara eller vanlig post, till gemensam postadress.
Den som får ett protokoll eller motsvarande för underskrift till sig, skriver ut och skriver under. När protokollet är underskrivet scannas det till verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se för arkivering. Scanna sedan signerad handling och mejla tillbaka till medlem/motpart. Innehåller filen medlems personuppgifter ska den krypteras.
Om inte arbetsgivaren vill ha handlingen digitalt, ska protokollet läggas i kuvert och postas till arbetsgivaren. En del arbetsgivare bifogar ett svarskuvert med protokoll som ska undertecknas. Svarskuvertet kommer att scannas in, så att svarsadressen följer med protokollet till den som ska skriva under.
Den som har undertecknat väljer själv att antingen lägga protokollet i kuvert och posta till arbetsgivaren, alternativt scanna det undertecknade protokollet till vaxel@vardforbundet.se som sedan postar det i arbetsgivarens bifogade svarskuvertet.
Handlingen arkiveras hos Vårdförbundet, i nuläget i avsedd pärm eller arkivmapp på den lokala avdelningen.
2. Signering av handling där det inte är lämpligt med en inskannad signatur
Om medlem/motpart önskar en signatur i original eller om handlingens art gör att originalsignatur är nödvändigt kan du boka in ett nytt möte med medlem/motpart och signera på plats.
Support och service kan också posta originalhandlingar hem till den som ska signera, tillsammans med eventuell uppgift om returadress. Mottagaren ansvarar då för att handlingen scannas in till Clara och skickas i retur till avsändare. För hjälp med scanning/registrering i Clara, kontakta verksamhetshandläggare.
3. Signering där det inte är möjligt att använda något av de föreslagna arbetssätten ovan
Om inget av ovan alternativ fungerar finns möjlighet att anlita bud för att få handlingen levererad till den lokala avdelningen/sektionen. Detta ska användas med försiktighet och i undantagsfall. Stäm av med sektionschef om det blir aktuellt. När handlingen är signerad skannas och skickas den tillbaka till motparten via e-post (krypterad om den i) eller vanlig post.
Post som behöver levereras direkt till lokal avdelning
Ibland kan du behöva skicka något som inte passar att hanteras via Support och service. Det kan till exempel vara att du vill skicka någon fysisk sak som behöver levereras direkt till kansliet. För att göra detta använder du dig av tjänsten Skicka Direkt Business från Postnord. Välj varianten ”Upp till 35 kg”. Då kommer försändelsen att hanteras som ett spårbart paket och levereras direkt till kansliet eller närmsta postombud.
Du kan själv boka, betala och skriva ut fraktsedel på Postnords webbplats. Det går också att få hjälp med detta hos Postnords ombud/utlämningsställen. Betalningen kan du lösa antingen med inköpskort First Card eller eget utlägg om du saknar First Card.
Fortsatt utveckling av postrutiner
Arbetet med att utveckla och stärka rutiner och funktioner kring post och dokument fortsätter, bland annat för tryggare hantering av avtal och protokoll som behöver signeras.
Kontakt vid frågor
Känner du dig osäker på hur det du tagit emot ska hanteras kan du kontakta: verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
- Hjälpte informationen dig?