Guide Komet och Clara

Innehåll

Behörighet i Komet och Clara  
Utbildning och support  
Uppdatera uppgift - medlem, arbetsgivare, arbetsplats 
 

Behörighet i Komet och Clara

I medlemssystemet Komet finns information om medlem, arbetsgivare och arbetsplatser. Uppgifterna är värdefulla för vår verksamhet på många sätt, samtidigt som tillgången till uppgifterna behöver vara begränsad och behovsanpassad. Medlemskap i fackförening är en särskilt känslig personuppgift. Dataskyddslagstiftning gäller för all behandling av personuppgifter. 

Det finns sex varianter av behörigheter och det är behovet i det uppdrag du för närvarande har som styr din behörighet. Därför kan olika personer med samma uppdrag ha olika behörigheter. 

Som grund har alla förtroendevalda på arbetsplats per automatik tillgång att se medlemmarna på sin arbetsplats i Komet, men ingen behörighet till Clara. 

För förtroendevalda med förtroendeuppdrag utöver förtroendevald på arbetsplats, kan presidiet i avdelningen respektive riksklubben ge en utökad systembehörighet, om behov finns att kunna se och göra mer i Komet och/eller Clara för att kunna utföra uppdraget.

• I Komet innebär utökad systembehörighet att den förtroendevalda ser medlemmarna i hela avdelningen eller riksklubben. Med den behörigheten har du också möjlighet att flytta medlemmar som är felregistrerade till aktuell arbetsgivare och/eller arbetsplats, så länge flytten sker inom din avdelning.
• I Clara kan det innebära antingen behörighet att se administrativa ärenden, till exempel meddelanden om medlemmar som riskerar avregistrering på grund av bristande betalning, anmälan och avanmälan av förtroendeuppdrag och registreringsärenden, eller samtliga ärenden i Clara kopplade till de medlemmar man har behörighet att se.

Bedömningen av vilken behörighet en förtroendevald behöver för att utföra sitt uppdrag och tilldelningen av behörigheten, kan endast göras av avdelningens eller riksklubbens presidium. För förtroendevalda i privat och statlig sektor som inte tillhör en riksklubb tilldelas behörigheten av medarbetare, på uppdrag av enhetschef.

Läs mer om behörigheter och tilldelning på Omnia.

Utbildning och support  

Rapporter, sökningar och användarguide 

För utbildning i Komet finns en användarguide i Kunskapsrummet. Du som ingår i en avdelnings- eller riksklubbsstyrelse har ett utökat ansvar och använder den här användarguiden. Olika förtroendeuppdrag ger tillgång till olika funktioner och vyer i Komet, därför är det viktigt att du väljer rätt guide. Det finns även en guide som beskriver hur du byter arbetsplats eller arbetsgivare på en medlem inom din avdelning.

Kansliet ordnar också praktiska digitala utbildningar några gånger per år. Vill du vet när nästa utbildningstillfälle är? Kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se  

Medlemskap i fackförening är särskild känslig personuppgift. Dataskyddslagstiftning gäller för all behandling av personuppgifter. I Komet finns en ikon märkt GDPR. Där hittar du information och tips om hantering av personuppgifter. 

I Kunskapsrummet finns en digital utbildning om hur vi hanterar personuppgifter i Vårdförbundet. Gå gärna den utbildningen, du kan gå den flera gånger. 

Här kommer lite tips och råd! 

Att hitta rätt bland all användbar information i Komet kan upplevas som svårt, särskilt om man är sällananvändare. Därför har två rapporter tagits fram för att underlätta för dig att få tag i den information du behöver. Dessa rapporter ger dig information om arbetsplatser, förtroendevalda och medlemmar. 

• Kartläggning - Arbetsplatser och förtroendevalda
• Kartläggning – Medlemmar

Du hämtar rapporterna i Komet via rubriken Rapporter.   

Det går även bra att beställa en rapport av en verksamhetshandläggare. Ange vilken/vilka arbetsplatser du önskar få information om verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se. 

Det går naturligtvis bra att söka som vanligt i Komet och använda alla tillgängliga sökfält. Till din hjälp för att göra sökningen finns det en användarguide i Kunskapsrummet.

I Komet finns information om  arbetsgivare och arbetsplatser samlat. Du kan söka efter en viss arbetsgivare eller arbetsplats och få information om vilka avtal som finns kopplade till just den arbetsgivaren eller arbetsplatsen. Du hittar alla aktuella avtal under fliken Avtal. Du kan öppna avtalsdokumenten som pdf-filer. Det som visas i default-läget är rådande avtal, kopplade till arbetsgivaren och/eller arbetsplatsen. Du kan, genom att bocka i en ruta, ta fram även äldre avtal som är kopplade till arbetsplatsen/arbetsgivaren. 

Önskar du ytterligare handledning eller har frågor om din behörighet, kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se 

 

Uppdatera uppgift - medlem, arbetsgivare, arbetsplats 

Våra medlemmar är rörliga och många byter arbetsplats relativt ofta. Ansvaret för att hålla sina uppgifter uppdaterade ligger i första hand på medlemmen själv, men vi vet att medlemmar ibland missar att göra detta.  

Det är viktigt att medlemmar står registrerade på rätt arbetsplats för att vi ska kunna veta var de finns och för att de ska få rätt hjälp. Ta för vana vid kontakt med medlemmar, att uppmana dem att uppdatera sina medlemsuppgifter! Det går bra att göra själv på webbplatsen, eller ringa till Vårdförbundets rådgivning och meddela nya uppgifter. 

Du kan även meddela medlemshandläggarna nya uppgifter, eller signalera att uppgifter är inaktuella genom att skapa ett ärende för den medlemmen via Komet.  

Har du utökad systembehörighet till Komet kan du själv uppdatera vissa av medlems kontaktuppgifter, samt uppdatera uppgift om arbetsgivare och/eller arbetsplats. En guide om hur du uppdaterar uppgift om arbetsgivare/arbetsplats finns i Kunskapsrummet.

Ny organisation på arbetsplatserna

När en arbetsgivare förändrar i sin organisation, till exempel genom sammanslagningar av kliniker, namnbyten eller flytt av arbetsplatser behöver vårt medlemssystem uppdateras för att så gott det går stämma överens med arbetsgivarens aktuella organisation. Detsamma gäller vid verksamhetsövergångar och uppköp. 

Uppdateringen av arbetsplatser och arbetsgivare görs av medlemshandläggare. När du får vetskap om denna typ av förändringar är det bra om du kan samla ihop så mycket information och underlag som möjligt för att tydligt kunna beskriva vilka förändringar som behöver göras. 

Dessa underlag och förfrågan om uppdatering i medlemssystemet skickar du till sektionschefen Karin Malmsten. Hon gör en bedömning och återkommer till dig. Om underlaget innehåller medlems personuppgifter behöver filen krypteras innan du skickar den med anledning av GDPR. Kontakta Karin via e-post karin.malmsten@vardforbundet.se

På samma sätt som vi hjälps åt att hålla Komet aktuellt, behöver vi gemensamt hålla avtalsregistret uppdaterat. Är du delaktig i tecknandet av ett nytt kollektivavtal, får kännedom om att ett avtal har upphört att gälla, eller ser någon felaktighet i registrering av ett avtal, kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se