Inköp och resor
Många inköp på avdelningen hanterar vi på ett sammanhållet sätt med hjälp av vår samarbetspartner Coor. Men ibland finns behov av mindre inköp i den löpande verksamheten och då är det enklast om du hanterar det själv. Här hittar du information om hur du går tillväga och även information om bokning av resa och beställning av produkter från Medlemsbutiken.
Innehåll
Inköp - inköpskort eller faktura
Länkar: manualer och information
När du behöver göra mindre inköp själv
Många större inköp på avdelningen kan hanteras på ett sammanhållet sätt med hjälp av vår samarbetspartner Coor. Men ibland finns behov av mindre inköp i den löpande verksamheten och då är det enklast om du hanterar det själv. Det kan gälla fika till ett medlemsmöte, lunch på en utbildning eller kanske blommor till årsmötet.
Betalsätt
Det finns olika sätt att betala på när du gör ett inköp.
- Faktura
Ett säkert och praktiskt sätt att göra inköp på och som används för inköp över 500:- enligt Vårdförbundets inköpspolicy. Stäm av med butiken eller leverantören innan köp, så att ni är överens om att betalning kan ske via faktura. Använd fakturaunderlaget som finns längre ner. - Inköpskort
En del förtroendevalda har tillgång till ett inköpskort från First Card som går bra att använda för mindre inköp. - Eget utlägg
Saknar du ett inköpskort och fakturaköp inte är möjligt, gör du ett eget utlägg och redovisar det i Flex för att få tillbaka dina pengar.
Inköp - eget utlägg
Har du gjort ett eget utlägg, redovisar du utlägget i FLEX för att få tillbaka pengarna. Kvittot fotas och bifogas i FLEX.
Inköp - inköpskort eller faktura
Kvitton och andra underlag, till exempel närvarolista när det krävs, skickar du digitalt via Flexappen.
Logga in på Flexappen i din mobil, ta ett foto av kvittot och andra underlag, till exempel deltagarlista i de fall det krävs.
Följande information behövs...
- Vad inköpet gäller, till exempel Förtäring till medlemsmöte 20xx-xx-xx.
- Foto av närvarolista, i de fall det krävs.
- Finns aktiviteten publicerad i Aktivitetsportalen? Då behöver närvarolistan inte skickas in, uppgifterna hämtas från Aktivitetsportalen.
Du ska inte registrera det du köpt som ett utlägg i FLEX när du handlat med inköpskort eller faktura, utan endast skicka in foto på kvittot eller underlaget. Märk kvittot med Faktureras.
Oavsett betalningsmetod behöver du enligt Bokföringslagen själv ansvara för att spara en digital kopia eller fysiskt original av alla kvitton i 7 år, så det kan vara bra att hitta en rutin och plats för att spara dessa.
Har frågor eller stöter på problem, kontakta kvitto@vardforbundet.se
Boka resa
När du behöver boka en resa i ditt uppdrag, för att resa med tåg eller buss till ett möte eller utbildning, får du hjälp att boka din resa med Tranås Resebyrå. Tänk på att ha uppgifter om gruppnummer, aktivitetsnummer, datum och andra önskemål redo, för en enkel och smidig bokning!
Reser du regelbundet...
Använder du i första handresebyråns självbokningssystem. Självbokningssystemet bygger på att du skapat en resenärsprofil. För att få tillgång till självbokningssystemet, kontakta Tranås Resebyrå med namn, e-postadress och mobilnummer. I ämnesråden anger du Ansluta självbokning.
Om du redan har tillgång till självbokningen. logga in på https://tranas.citycity.se/
Du som reser mer sällan...
Är välkommen att kontakta resebyrån för att boka din resa.
Kontakta Tranås Resebyrå via telefon eller e-post.
Telefon: 0140 - 37 50 30
E-post: europe@tranas-resebyra.se
Känner du dig osäker eller har frågor, kontakta verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se
Betala resa
Om du har ett inköpskort från First Card kan du använda det för att betala kortare resor när du reser kollektivt i ditt uppdrag. Om du inte har ett inköpskort finns två alternativ.
- Du betalar själv för resan eller busskortet och begär därefter ersättning i Flex. Om du inte vill ligga ute med pengar kan du betala en resa i taget. Kvittot hanteras på samma sätt som inköp via faktura.
- Fråga en förtroendevald i din närhet som har ett inköpskort från First Card som eventuellt kan betala åt dig.
Tänk på att alltid spara kvittot!
Medlemsbutiken - profilprodukter och trycksaker
Genom ditt inlogg på vardforbundet.se har du tillgång till Medlemsbutiken. Där kan du beställa profilprodukter, tryckt informationsmaterial och skapa inbjudningar, affischer och diplom. Produkterna och materialet hjälper dig att synliggöra Vårdförbundet och dig som förtroendevald på arbetsplats, vid medlemsträffar etc.
Betalning
Vid betalningen ska du välja bokföringsunderlag och ange gruppnummer och ekonomisk aktivitet. Har du inte tillgång till dessa uppgifter, kontakta din avdelningsstyrelse. Handlar du för privat bruk betalar du ditt köp med faktura.
Policy för Medlemsbutiken
För att säkerställa att Medlemsbutikens inköp, sortiment och lagerhållning hanteras på ett bra sätt och lika i alla delar av Vårdförbundet finns en policy. Policyn ger vägledning för både förtroendevalda och anställda avseende inköp samt beställning av profilprodukter som betalas av Vårdförbundet. Läs Medlemsbutikens policy.
Länkar: manualer och information
Fakturaunderlag (ange avdelningens referensnummer på fakturan)
- Hjälpte informationen dig?