Årsmöte och andra demokratiska möten

Inför årsmötena 2026 arbetar vi internt via en gemensam samarbetsyta/Teamskanal där material laddas upp. Vi delar även en gemensam Excel-fil där viktig information samlas. Mot medlem finns all information på en gemensam årsmötessida på webben, vilket ger bättre överblick för medlemmen.  

På den gemensamma årsmötessidan finns bland annat:

• En samlad översikt över alla avdelningars årsmöten
• Formulär för att skicka in motioner
• Länkar till nomineringar
• Årsmöteshandlingar
• Anmälan

För planering och samordning används, precis som tidigare år, en gemensam Excel-fil där viktiga datum och länkar samlas.

 

Roller och ansvar – i korthet

Avdelningsstyrelsen

• Ansvarar för planering, innehåll och genomförande av årsmötet
• Skapar aktivitet, inbjudan och påminnelser i Aktivitetsportalen
• Tar fram dagordning, program och svar på motioner
• Ansvarar för lokal marknadsföring och intern kommunikation

Verksamhetshandläggare

• Stöd kring diarieföring, arkivering och registrering av nya uppdra
• Administrerar och registrerar handlingar i ODM

Kommunikationssektionen

• Publicerar information på Vårdförbundets webbplats
• Skapar och publicerar formulär för motioner och nomineringar
• Samordnar gemensam kommunikation och annonsering (t.ex. Vårdfokus)

Checklista för årsmötesarbetet

Bestäm årsmötesform

Avdelningen beslutar om årsmötet ska genomföras som:

• Fysiskt möte (boka lokal) eller
• Digitalt möte

Mötessystem

• Nominator – används för nomineringar och presentation av kandidater
• VoteIT – används som mötessystem vid digitala årsmöten eller hybridmöten

Behöver ni stöd i systemen? Kontakta:
verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se

Samordning och datum

Avdelningen fyller i den gemensamma Excel-filen senast den 5 juni med:

• Datum och tid för årsmötet
• Sista datum för motioner
• Sista datum för nomineringar
• Länk till aktiviteten i Aktivitetsportalen (anmälan)

Ovanstående punkter är en förutsättning för att kansliet ska kunna:

• Publicera en komplett årsmötessida
• Skapa tydlig och samlad medlemskommunikation

Motioner

Så fungerar motionshanteringen

• Kansliet publicerar ett gemensamt formulär för motioner på årsmötessidan
• Avdelningen ansvarar för att ange sista datum för motioner (i Excel-filen)
• Inkomna motioner skickas via e-post till avdelningsordföranden

Efter sista datum

• Avdelningsstyrelsen bereder motionerna och tar fram svar
• Svar och förslag till beslut läggs in i den gemensamma Teamskanalen för webbpublicering i god tid före årsmötet

Nomineringar

Nominator – gemensamt system

• Alla nomineringar hanteras i Nominator
• Kommunikationssektionen publicerar nomineringsformulär på webben
• Den nominerade:
  • Får mejl
  • Godkänner eller avböjer nomineringen
  • Fyller i sin presentation och laddar upp bild
    
    Presentationer publiceras automatiskt

Inbjudan och marknadsföring

Vad avdelningen ansvarar för

• Skapa aktivitet i Aktivitetsportalen
• Skicka inbjudan och påminnelser via Aktivitetsportalen
• Säkerställa att all information är korrekt och komplett
• Sprider i egna sociala kanaler

Vad kommunikationssektionen gör

• Publicerar information på Vårdförbundets webbplats
• Lägger information på Mina sidor
• Samordnar gemensam annonsering i Vårdfokus

Dagordning, program och material

Avdelningen ansvarar för:

• Dagordning och program
• Presentationer och möteshandlingar

Stöd som finns:

• Mallar för PowerPoint, dagordning, protokoll m.m. (länk)
• Stödmaterial för demokratiska möten (länk)
• Bilder från Vårdförbundets bildgalleri

Efter årsmötet – dokument och arkivering

Handlingar som ska bevaras:

• Årsmötesprotokoll med bilagor
• Dagordning och årsmöteshandlingar
• Motioner och svar
• Valberedningens förslag

Dessa handlingar:

• Bevaras utan tidsbegränsning
• Förvaras fysiskt i avdelningens arkiv
• Skannas och laddas upp i Omnia Document Management (ODM) Verksamhetshandläggare ansvarar för registrering i ODM

Övriga möteshandlingar

• Protokoll från AU, arbetsgrupper och strategimöten:
  • Sparas i 2 år
  • Endast digitalt i Teams
  • Avdelningen ansvarar för detta

Mer information finns i Dokumenthanteringsplanen på Omnia.

Har du frågor – kontakta verksamhetshandläggarna.