Kan du inte läsa mejlet, eller vill du läsa en utskriftsvänlig version? Klicka här
Du kan inte svara på detta nyhetsbrev. Om du har frågor, vänligen kontakta Vårdförbundet Direkt 0771-420 420 eller besök www.vardforbundet.se
Ett förnyat verksamhetsstöd #8

Informationsflödet om förändringarna i verksamhetsstödet har varit högt den senaste tiden. Nya samarbetsytor växer fram och utvecklingen av nya arbetssätt och rutiner fortsätter, samtidigt som vi befinner oss i en pandemi och trycket på vården är större än någonsin.

 

Den nya kansliorganisationen trädde i kraft den 1 mars - och vi har börjat vår gemensamma förändringsresa. Det här blir det sista brevet för nu, när det gäller information om det förnyade verksamhetsstödet. Du får veta mer om säkra inloggningssätt, de vanligaste funktionerna i Clara och digitala möteslänkar. Dessutom presenteras verksamhetshandläggarna. Vi passar även på att önska dig en fin sommar med förhoppning om vila och återhämtning!

Uppdaterad FAQ - spara länken

FAQ:n är under ständig utveckling och uppdateras löpande. Den senaste uppdateringen handlar om hanteringen av dokument som behöver signeras, när det inte längre går att skicka post direkt till avdelningen.

Ett tips är att gå in och kika i FAQ:n ibland, så att du har den senaste informationen. Eftersom innehållet är av intern karaktär går det inte att söka efter FAQ:n. Spara länken så att du hittar tillbaka när du behöver!

Informationen i de här breven finns samlad i en FAQ som tagits fram i samband med det förnyade verksamhetsstödet.

Verksamhetsstöd på OMNIA - intranätet

På intranätet Omnias startsida finns Verksamhetsstöd för förtroendevalda och medarbetare. Där är samtliga delar i det nya verksamhetsstödet presenterade och som du även kunnat läsa om i tidigare utskick.

FAQ:n finns också på Omnia och även formuläret som används när du vill ha stöd eller hjälp med medlemskommunikation eller med en aktivitet. 

Till dig som är ordförande

Tyvärr finns inte möjligheten att söka fram alla de förtroendevalda som har facklig tid i din avdelning. Därför är det önskvärt att du som är ordförande tillser att samtliga i din organisation som har facklig tid, också får ta del av den här informationen.

FAQ - Verksamhetsstöd
Inloggning med ökad IT-säkerhet

Från den 1 juni loggar du som är förtroendevald och även medlemmar in på Vårdförbundets webbplats med säkra inloggningsmetoder.

 

Tidigare har du kunnat logga in på webbplatsen med enbart användarnamn och lösenord. Det är inte längre en tillräckligt säker inloggningsmetod och det finns risk för läckage och intrång. Att användarkonto och IT-miljön bli hackad är någonting som blir vanligare, med allvarliga konsekvenser som följd. 

Vårdförbundet har tagit nästa steg för att öka  IT-säkerheten och följande inloggningsmöjligheter är;

  • Mobilt BankID
  • BankID
  • Telia/SITHS
  • Nordea

Förändringen i sig är inte särskilt stor, redan idag loggar fler än sju av tio förtroendevalda in på ett säkert sätt via t. ex. mobilt BankID. Det har också sedan tidigare krävts mobilt BankID för att komma åt tjänster som ärendehanterings- och medlemssystemet.


Har du frågor eller får problem vid inloggning,  kontakta IT-supporten 08-14 78 78 eller med ett ärende via ärendesystemet.

Instruktionsfilmer för Clara

Känner du dig osäker på hur du skapar ett ärende i Clara? Bifogar en fil eller söker efter en arbetsgivare?

 

Nu finns det korta instruktionsfilmer till de vanligaste funktionerna i ärendehanteringssystemet Clara! Filmerna hittar du i Kunskapsrummet och de vänder sig till dig som är förtroendevald och hanterar medlemsärenden och till anställda.

Kunskapsrummet - Instruktionsfilmer
Länkar till möten i Teams eller Skype

Mycket av den e-post som skickas till lokala infoboxar är kallelser till möten, som i dessa tider oftast sker digitalt. Det är vanligt att kallelsen är till ett möte i Skype eller Teams.

 

Initialt var det lite problem med att få länkarna att fungera i Clara eftersom webbadresserna till ett möte ofta blev väldigt långa och svåra att kopiera och klistra in i en webbläsare.  

Nu är problemet löst! När det kommer kallelser till möten i Skype eller Teams läggs de som en bifogad fil till ärendet i Clara, under fliken Dokument. I filen finns en klickbar möteslänk. Kom ihåg att meddela den sammankallande till mötet, om du avser att delta eller inte.

Verksamhetshandläggarna

I det förnyade verksamhetsstödet finns en ny roll – verksamhetshandläggare, som ger dig professionellt stöd i frågor som rör Vårdförbundets administration och arbetar med vissa verksamhetskritiska processer. Laila Johansson, Maria Zander, Lottie Nilsson och Maria Back är verksamhetshandläggare i den nya kansliorganisationen.  

 

Vad gör en verksamhetshandläggare?

Verksamhetshandläggaren ansvarar för verksamhetsstödet i sektionen, både i förhållande till förtroendevalda och sektionsledning. Arbetet sker både tillsammans med gemensamma uppdrag för flera sektioner och mot enskilda sektioner och avdelningar med ärenden, frågor och stöd.

Exempel på en process verksamhetshandläggarna jobbar gemensamt med är anmälan av uppdrag som förtroendevald på arbetsplats, till arbetsgivare. Även de lokala infoboxarna hanteras av verksamhetshandläggarna som fördelar vidare inkommen e-post, i organisationen. De är delaktiga i arbetet med upphandlingen av FM-tjänster och andra utvecklingsområden.

Det lokala stödet är exempelvis registrering och arkivering av styrelseprotokoll och andra handlingar, rådgivning om Clara eller Komet, samlade inköp, stöd för större arrangemang, ”var hittar jag”-frågor och viss utbildning i våra system.

Verksamhetshandläggarna har jobbat länge på Vårdförbundet, ofta nära lokala styrelser och förtroendevalda och är väl medvetna om förutsättningarna för medlemsnära arbete och är mycket kunniga i Vårdförbundets processer, system och organisation.

 

Det går fint att kontakta verksamhetshandläggarna via e-post verksamhetshandlaggare@vardforbundet.se eller telefon.

 
Vårdförbundet Direkt

0771-420 420

Ställ en fråga
Ändra dina uppgifter

Avsluta din prenumeration
Facebook Facebook Twitter Instagram
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -