Kan du inte läsa mejlet, eller vill du läsa en utskriftsvänlig version? Klicka här
Du kan inte svara på detta nyhetsbrev. Om du har frågor, vänligen kontakta Vårdförbundet Direkt 0771-420 420 eller besök www.vardforbundet.se
Ett förnyat verksamhetsstöd #5

Den nya kansliorganisationen trädde i kraft den 1 mars - och nu är det dags att rent praktiskt börja vår gemensamma förändringsresa. Det väcker många frågor om vad som gäller nu och vem som gör vad. De senaste veckorna har du fått sammanlagt 4 informationsbrev i din inkorg som vi hoppas varit till hjälp. Nu är det dags för den femte delen av beskrivningen av det förnyade verksamhetsstödet.

Detta kommer du få information om denna gång

  • Dokument- och ärendehantering
  • Inköp och kvittohantering
  • IT- och teknisk support
  • Praktiska frågor som rör kontorslokalen eller ditt uppdrag

All information samlas i FAQ - spara länken

vardforbundet.se/verksamhetsstod

Det är länken till allt du undrar över rörande verksamhetsstöd. I samtliga mejl du kommer få hänvisar vi till denna nya FAQ för förnyat verksamhetsstöd som är under utveckling. Där kommer all information samlas för att du lätt ska hitta det du söker. Eftersom innehållet i FAQ är av intern karaktär går den inte att söka fram utan direktlänk - spara därför gärna länken så att du hittar tillbaka när du behöver.

Uppgift till dig som är ordförande


Vi har ingen möjlighet att söka fram de personer som har facklig tid. Därför ber vi dig som ordförande att tillse att de i din organisation som har facklig tid också får informationen i detta mejl.

Dokument- och ärendehantering

Vårdförbundets ärendehanteringssystem Clara är ett viktigt verktyg för oss att hantera medlemmars frågor och stöder oss att utveckla en säker och effektiv informationshantering. Clara används även för arkivering av viktiga dokument. Här beskriver vi olika scenarion och hur du kan få stöd med dokument- och ärendehanteringssystemet Clara. Information om Hitta kommer inom kort.

 

Registrering och arkivering av dokument

En del dokument, som avtal och förhandlingsprotokoll, behöver registreras och arkiveras på ett säkert sätt. Fram till idag har det skett lokalt och på många olika sätt. En fråga som vi jobbar med just nu är att utveckla en gemensam enkel lösning för registrering och arkivering av dokument för hela förbundet. Medan det arbetet pågår finns en tillfällig lösning för hur detta ska hanteras. 

Ärendehantering

Din avdelning, liksom övriga avdelningar, har en eller flera grupper i ärendehanteringssystemet Clara dit ärenden kan tilldelas. Ärenden som kan komma till en avdelnings grupp kan t ex vara medlems- eller arbetsgivarärenden som skickas vidare från Vårdförbundet Direkt. Många gånger behöver dessa ärenden delas vidare till en annan grupp i Clara som bättre kan hantera ärendet, exempelvis en grupp med ombudsmän i en sektion eller en grupp förtroendevalda med särskild kompetens.

De som ingår i en grupp i Clara behöver tillsammans komma överens om och bestämma hur nya ärenden tas omhand och fördelas.

Hjälp att komma igång med Clara

Är du osäker på hur du använder ärendehanteringssystemet Clara, behöver hjälp att komma igång eller vill ha en uppfräschning är du välkommen att kontakta Tina Jacob för hjälp. Tina nås på e-post: christina.jacob@vardforbundet.se

Läs om hur dokument- och ärendehantering kan hanteras
Inköp och hantering av kvitton

Betalning för inköp till verksamheten kan ske på olika sätt men gemensamt är att du som gör inköpet får ett kvitto. Här beskriver vi olika sätt att betala och hur du hanterar kvittot från inköpet.

 

I den lokala verksamheten görs olika typer av större eller mindre inköp. Det kan till exempel handla om inköp av förtäring eller material till aktiviteter och utbildningar eller inköp till det lokala kontoret. De mindre inköpen betalas oftast via eget utlägg eller inköpskort medan köp för lite större summor betalas via faktura. 

Förenklad kvittohantering

Det kvitto eller betalningsunderlag du får ska inte kastas utan behöver tas omhand eftersom det är ett ekonomiunderlag. I det förnyade verksamhetsstödet förenklas kvittohanteringen och du behöver inte längre skicka det fysiska kvittot per post. Istället sparar du själv papperskvittot och tillser att ekonomisektionen får en fotad eller skannad kopia av kvittot via Flexappen.

Så här gör du med betalning och kvitton
IT och teknisk support

IT och annan teknik är en ovärderlig hjälp - när den fungerar. Det gör den oftast men ibland är det något som strular eller som man inte förstår sig på. Då finns det hjälp att få! Här beskriver vi hur du kan få hjälp att lösa olika typer av tekniska bekymmer.

 

När du behöver vägledning eller hjälp med dina tekniska hjälpmedel finns olika vägar att gå. Ibland kan det räcka att bolla med en kollega på kontoret för att lösa tekniska problem, men lyckas ni inte finns support att få.  

Du kan få hjälp med problem som uppstår i de IT-system eller med de tekniska hjälpmedel du använder i ditt uppdrag och som tillhandahållits från Vårdförbundet. Det kan exempelvis gälla din dator, mobiltelefon eller skrivaren på kontoret. 

För hjälp med teknik som tillhandahållits av din arbetsgivare kontaktar du den supportfunktion som arbetsgivaren erbjuder. 

Hit vänder du dig för att få teknisk support
Praktiska kontors- och uppdragsfrågor

På en arbetsplats och i det dagliga arbetet dyker det upp små eller större problem eller behov av olika karaktär. Det kan till exempel handla om praktiska frågor på den gemensamma arbetsplatsen, som blomvattning och att plocka ur diskmaskinen, eller om att göra beställningar av material eller resor. Här beskriver vi hur vi kan lösa det i dagsläget och vilka planer som finns för ytterligare förenkling framöver.

 

Som en del av den nya kansliorganisationen och det förnyade verksamhetsstödet riktas resurserna i kansliet om så att de på ett tydligare sätt används för att ge värde till våra medlemmar. De allmänna uppgifter som tillhör en arbetsplats får vi som finns på ett kontor tillsammans ta ett gemensamt ansvar för.

Det pågår ett arbete med att samordna stöd för en del uppgifter som hör till den lokala arbetsplatsen som exempelvis städtjänster, inköp av förbrukningsmaterial och sophantering. Under hösten 2020 hoppas vi ha en gemensam nationell servicepartner som hjälper oss med detta på alla lokala avdelningar.

Mer svar på praktiska kontors- och uppdragsfrågor
 
Vårdförbundet Direkt

0771-420 420

Ställ en fråga
Ändra dina uppgifter

Avsluta din prenumeration
Facebook Facebook Twitter Instagram
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -