Den nya kansliorganisationen trädde i kraft den 1 mars - och nu är det dags att rent praktiskt börja vår gemensamma förändringsresa. Det väcker många frågor om vad som gäller nu och vem som gör vad. Förra veckan landade 2 informationsbrev i din inkorg som vi hoppas svarade på många av dina frågor. Nu är det dags för det tredje delen av beskrivningen av det förnyade verksamhetsstödet.

Detta kommer du få information om denna gång

• Information om medlemmar, förtroendevalda och arbetsplatser i medlemssystemet Komet
• Stöd för arbetet kring styrelsens möten och årsmöten.
• Hantering av post

All information samlas i FAQ - spara länken

vardforbundet.se/verksamhetsstod

Det är länken till allt du undrar över rörande verksamhetsstöd. I samtliga mail du kommer få hänvisar vi till denna nya FAQ för förnyat verksamhetsstöd som är under utveckling. Där kommer all information samlas för att du lätt ska hitta det du söker. Eftersom innehållet i FAQ är av intern karaktär går den inte att söka fram utan direktlänk - spara därför gärna länken så att du hittar tillbaka när du behöver.

Uppgift till dig som är ordförande

Vi har ingen möjlighet att söka fram de personer som har facklig tid. Därför ber vi dig som ordförande att tillse att de i din organisation som har facklig tid också får informationen i detta mail.

På G! - information om ärendehantering och diarieföring

Just nu pågår ett arbete med att utveckla rutiner kring ärendehantering och diarieföring i Clara med syfte att förenkla och förbättra. Ärendehanteringssystemet är ett viktigt verktyg för oss att hantera medlemmars frågor och stöder oss att utveckla en säker och effektiv informationshantering. Vi jobbar hårt för att få alla arbetssätt och informationen på plats och informerar så snart vi kan. 

Är du osäker på hur du använder ärendehanteringssystemet Clara, behöver hjälp att komma igång eller vill ha en uppfräschning är du välkommen att kontakta Tina Jacob för hjälp. Tina nås på e-post: christina.jacob@vardforbundet.se

Medlemmarna är Vårdförbundet och därför är kunskapen och informationen om medlemmarna grundläggande i verksamheten. Källan till informationen är till stor del vårt medlemssystem Komet.

I Komet finns information om medlemmarna men även om arbetsgivare och arbetsplatser.  Informationen i Komet kan hjälpa oss i planeringen av verksamheten, ge vägledning i hur vi ska organisera oss och hur vi kan arbeta på ett effektivt sätt.

Rätt information om medlemmar och arbetsplatser

Att informationen är så rätt som möjligt utifrån de förutsättningar som finns är viktigt. Förvaltarna av Komet och medlemshandläggarna arbetar med att hålla Komet och kvaliteten på informationen som finns i systemet så bra och korrekt som möjligt. Till dem kan du vända dig när du har information om förändringar om medlemmar, förtroendevalda, arbetsplatser eller arbetsgivare.

Det ska vara lätt att söka fram informationen

Det finns väldigt mycket värdefull information att hämta i Komet för dig som är förtroendevald. Så mycket att det ibland kan upplevas svårt att hitta det man söker. För att förenkla har 2 rapporter tagits fram som ger dig alla information du behöver. Du kan till exempel få en överblick över medlemmarna på önskad arbetsplats eller hur det ser ut med förtroendevalda på ett urval arbetsplatser. Rapporten kan du beställa eller, om du hellre vill, enkelt hämta hem själv från Komet.

Läs mer om Komet och vart du kan vända dig

Det lokala styrelsearbetet och årsmötet är en grundbult i den lokala demokratin och verksamheten. Här beskriver vi det stöd som erbjuds för att arbetet kring att arrangera årsmöte och hålla möten med styrelsen ska fungera så enkelt och smidigt som möjligt.

Styrelsearbete kan bedrivas på många olika sätt och formas efter önskemålen hos dem som ingår i styrelsen. I Vårdförbundet, liksom i andra föreningar, sätter stadgan ramverket och berättar vad som är styrelsens ansvar. Hur styrelsearbetet sedan bedrivs är upp till varje enskild styrelse att bestämma.

Styrelserna äger självklart sina arbetssätt, men då det stöd som erbjuds vid  förberedelser, dokumentation och efterarbete för styrelserna förändras påverkas styrelsearbetet indirekt. En genomgång av stadgan visar att de formella kraven på exempelvis dokumentation är betydligt lägre än den nivå som många avdelningar upprätthåller idag vilket öppnar upp för att kunna förenkla delar av styrelsens möten och ger er i styrelsen ännu större frihet att välja era mötesformer.

Nyheter som erbjuds som stöd till styrelsens olika möten

• Planering inför årsmöten innehåller många steg och beslut -Vad ska göras och när? Nu finns en checklista med tidslinje som stöd för att planera ett årsmöte.
• Stöd och tydlighet kring vilken dokumentation som är krav enligt Vårdförbundets stadga och vilka delar som är varje styrelses eget val att utföra efter engagemang och resurser. Till detta finns ett reflektionsmaterial för styrelsen att arbeta med.
• Mallar med syfte att stödja planering och dokumentation av demokratiska möten i avdelningarna. 

FAQ om planering och dokumentation vid demokratiska möten

Här beskrivs hur den post som kommer till eller som ska skickas från avdelningen hanteras.

Trots att mycket kan hanteras digitalt idag är den fysiska posten fortfarande viktig för vår verksamhet. Via post skickas bland annat värdefull information och originalhandlingar mellan oss i Vårdförbundet, arbetsgivare och våra medlemmar. 

Den fysiska posten är något som används i begränsad omfattning och är på det stora hela ett gemensamt ansvar för personer som finns på arbetsplatsen.

Mer om hantering av post