Den nya kansliorganisationen trädde i kraft den 1 mars - och nu är det dags att rent praktiskt börja vår gemensamma förändringsresa. Det väcker många frågor om vad som gäller nu och vem som gör vad. För några dagar sedan fick du ett första informationsmail om detta. Nu är det dags för del 2 i vår beskrivning av det förnyade verksamhetsstödet för dig som är förtroendevald.

Detta kommer du få veta denna gång

• Rutiner kring aktiviteter och utbildningar
• Hantering av lokala infoboxar
• Förenklade ekonomiska rutiner
• Registrering och anmälan av förtroendeuppdrag

All information samlas i FAQ - spara länken

vardforbundet.se/verksamhetsstod

Det är länken till allt du undrar över rörande verksamhetsstöd. I samtliga mail du kommer få hänvisar vi till denna nya FAQ för förnyat verksamhetsstöd som är under utveckling. Där kommer all information samlas för att du lätt ska hitta det du söker. Eftersom innehållet i FAQ är av intern karaktär går den inte att söka fram utan direktlänk - spara därför gärna länken så att du hittar tillbaka när du behöver.

Uppgift till dig som är ordförande

Vi har ingen möjlighet att söka fram de personer som har facklig tid. Därför ber vi dig som ordförande att tillse att de i din organisation som har facklig tid också får informationen i detta mail.

Att arrangera aktiviteter och utbildningar är ett viktigt sätt att skapa mötesplatser för medlemmar och förtroendevalda och är ett tydligt medlemsvärde. Här beskriver vi hur vi tillsammans kan hjälpas åt att skapa attraktiva aktiviteter för medlemmarna.

Aktiviteter kan vara olika stora och kräver olika mycket förberedelser. För en van arrangör av aktiviteter är det enkelt att planera och genomföra en aktivitet för medlemmar. För den som inte har gjort det tidigare finns en checklista som stöd.

Många uppgifter som uppstår i samband med att en aktivitet eller utbildning ska arrangeras ansvarar den som är aktivitetsansvarig för. Med aktivitetsansvarig menar vi den eller de personer som ska hålla i mötet och vars namn står som ansvariga i Aktivitetsportalen. I de flesta fall är detta en förtroendevald. Uppgifter det kan handla om är exempelvis bokning av lokal eller beställning av fika, förberedelser i lokalen under mötesdagen och hantering av anmälningar och avbokningar. 

Behöver du stöd eller vill ha råd och tips kan du alltid kontakta din enhets verksamhetshandläggare. För stöd med inbjudningar och  marknadsföring i digitala kanaler är du välkommen att kontakta medlemskommunikatörerna.

Läs FAQ om aktiviteter och utbildningar

Här presenteras två nyheter: hur vi tar omhand ärenden som kommer till lokala infoboxar framöver och hur kvittohanteringen förenklats. Förändringarna gäller från 1 april.

• Till lokala infoboxar kommer en stor variation av information från bland annat medlemmar, förtroendevalda och arbetsgivare. I det förnyade verksamhetsstödet håller vi samman hanteringen av denna kommunikationskanal.
• Den lokala hanteringen av kvitton har tidigare bestått av flera aktörer och "snigelpost". Nu är processen förenklad och moderniserad och du som är förtroendevald kan enkelt sköta den själv med din mobil. 

Läs om hanteringen av infoboxarna och om vilka ekonomiska rutiner som gäller vid inköp

Att säkerställa ordning och reda i hanteringen av förtroendeuppdrag är grundläggande i vår verksamhet. Här beskrivs hur registrering och anmälan av förtroendevalda på arbetsplats kommer att hanteras.

Från den 1 april hanteras all registrering och anmälan av förtroendevalda på arbetsplats av medlemshandläggare och verksamhetshandläggare.

Några nyheter i hanteringen

• Den förtroendevalda får ett intyg om sitt uppdrag via e-post som hen kan kan visa för sin arbetsgivare.
• Medlemmarna på arbetsplatsen informeras när en förtroendevald väljs eller avslutar sitt uppdrag. Tanken är att synliggöra den förtroendevalda på arbetsplatsen mer. Informationen till medlemmarna blir också ett sätt att säkra den demokratiska processen; att den förtroendevalda har blivit vald på sin arbetsplats.
• Vi har en gemensam, välkomnande information till nyvalda förtroendevalda. Utöver detta kan avdelningen komplettera med information som är skräddarsydd från den egna avdelningen om så önskas. Det blir i så fall avdelningens ansvar att skicka.

Läs mer om hanteringen av förtroendevalda på arbetsplats.